Elaboración de documentos complejos
De la diversidad de documentos que se pueden crear con los procesadores de textos, hay algunos que son complejos debido a su tamaño o naturaleza, como los informes, las tesis, los folletos o los materiales didácticos.
Para este tipo de documentos existen opciones que facilitan su estructuración y manejo, como por ejemplo, las tablas de contenido y las opciones de guardado.
Es un listado organizado de los contenidos y su correspondiente número de página en un documento.
Los capítulos o secciones son identificados por medio de títulos y subtítulos de varios niveles. A cada título o subtítulo se le asigna un estilo, el cual tiene formato diferenciador y ayuda a identificar los capítulos o secciones del documento. Las tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con documentos extensos, porque nos facilita la localización rápida de algún punto importante del documento. Como cualquier objeto, se puede eliminar, editar y actualizar.
Ejemplo:
Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar cada uno de los títulos y subtítulos que posee el documento, y que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos; luego se le asigna un estilo de título predefinido por el procesador y por último, se genera la tabla.
Veamos un ejemplo:
- Seleccionar el título o subtítulo.
- Haga clic en la pestaña Vista y presione el botón Esquema.
- Seleccione cada uno de los títulos y haga clic en el estilo. Si es título; inserte 'Título 1'. Si es subtítulo, inserte 'Título 2', y así sucesivamente, dependiendo del nivel de los títulos.
- Haga clic en Aceptar.
Si se necesita cambiar el formato al estilo de título, cualquiera que sea, haga clic sobre el estilo y clic en Modificar. Enseguida, se despliega una ventana en la cual puede cambiar los formatos de texto (letra, tamaño, color etc.).
Pasos para generar una tabla de contenidos de forma automática:
- Haga clic en la pestaña Referencias.
- Presione el botón Tabla de contenidos (MS Word dispone de dos modelos de tablas automáticas).
- Eligiendo una de ellas, se generará una tabla de contenidos de forma instantánea, con un estilo predefinido y si lo prefiere, puede personalizarla.
Aquí se pueden cambiar las líneas de relleno, definir niveles etc.
En la ventana de diálogo hay una opción Formatos, en la cual puede escoger diversos estilos y en Vista previa de Web puede ver la presentación que tendrá el estilo seleccionado.
Además, podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números de página o Alinear números de página a la derecha.
Para terminar, haga clic en Aceptar y listo.
En el caso de tener que agregar más contenido al documento o requiera incluir un título o subtítulo a la tabla de contenidos debe actualizar la tabla. Para ello, haga clic en Actualizar tabla... y escoja la opción ‘Actualizar toda la tabla’. Por último, haga clic en Aceptar.