PRINCIPIO 7:
Establecer un sistema de documentación sobre todos los procedimientos y los registros apropiados para estos principios y su aplicación
Deberán documentarse los procedimientos del sistema de HACCP. A su vez, los sistemas de documentación y registro deberán ajustarse a la naturaleza y magnitud de la operación y ser suficientes para ayudar a las empresas a comprobar que se realizan y mantienen los controles de HACCP.
Autor desconocido
Para diseñar todos estos documentos se establece un procedimiento de “Elaboración de procedimientos, registro o instructivos de trabajo”, en el cual se detalla el tipo de formato que se va utilizar y los apartados indispensables que debe contener el documento; de esta manera se estandarizan los documentos del sistema.
Tipos de formato utilizados en la elaboración de documentos
Instructivo: es una guía detallada que explica en forma secuencial y ordenada como una persona realiza un trabajo. También se conoce como una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de manera tal que permitan a la persona actuar de acuerdo como sea requerido para cada ocasión. Los instructivos operacionales son utilizados para actividades más específicas que los procedimientos operacionales.
Procedimiento
Es una guía detallada que explica en forma secuencial y ordenada como dos o más personas realizan un trabajo.
Registros
Son los documentos utilizados para registrar información y evidencia relacionada con el sistema de trabajo de la organización.
Formulario
Es un documento esquematizado utilizado para registrar la información de una actividad realizada.
Todo el personal relacionado directa o indirectamente con el proceso debe estar capacitado en el manejo de los documentos que tiene a su cargo, de manera que se mantenga el sistema en mejoramiento continuo y que esté elaborado de acuerdo a la realidad de la empresa.
Un sistema de registro sencillo puede ser eficaz y fácil de enseñar a las personas trabajadoras. Puede integrarse en las operaciones existentes y basarse en modelos de documentos ya disponibles, como las facturas de entrega y las listas de control utilizadas para registrar, por ejemplo, la temperatura de los productos. La empresa debe manejar toda su documentación original en un espacio determinado, de manera que sea fácil de adquirir, cuando sea necesario.