4.2 Presupuestos de ventas
Un presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista expresada en valores y términos financieros, el cual debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.
Por lo anterior, puede decirse que se trata de un plan integrado y coordinado que se expresa en términos financieros, respecto de las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, para un período determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.
El conjunto de presupuestos denominado presupuesto maestro, debe empezar siempre con el presupuesto de ventas, que es el presupuesto base a partir del cual se realizarán los demás presupuestos.
Presupuesto de ventas
Para Anderson, Hair y Bush (1995), “un presupuesto de ventas es un plan de ventas financiero que describe la manera en que se deben ubicar los recursos y esfuerzos para lograr el pronóstico de ventas” (p. 106).
Se trata de una herramienta valiosa que otorga una dirección a la empresa en lo que se refiere a sus ventas esperadas. La firma confecciona un plan financiero teniendo en cuenta la cantidad de bienes y servicios que planea vender en el plazo determinado, y el precio en el cual esos bienes y servicios serán vendidos.
El presupuesto de ventas es el primer componente de un presupuesto operativo principal. Esto se debe a que las ventas afectan a todas las otras partes del presupuesto principal. Este incluye el total de las ventas valoradas en cantidad y contiene tres partes: las ventas de equilibrio, las ventas esperadas y las proyectadas. El presupuesto también se desglosa por producto, lugar, densidad de clientela y los comportamientos estacionales de las ventas. Esto provee un plan tanto para las ventas al contado como para las ventas a crédito.
La base de un presupuesto de ventas es el precio de venta por unidad a ser vendida, multiplicado por la cantidad. Un presupuesto de ventas es planificado en función de la competencia, el material disponible, los costos de distribución, los controles del gobierno y el ambiente político.
Un ejemplo de un presupuesto de ventas anual para tres productos es el siguiente:
Importancia de los presupuestos de ventas
El presupuesto de ventas es una de las principales herramientas para la administración, gestión y control del departamento comercial. Se trata de un documento que ofrece estimaciones de los niveles de ventas y que facilita conocer la rentabilidad de la compañía. Hace las veces de cronograma para contemplar las estimaciones financieras y calcular el potencial de ventas del negocio.
En este sentido, la principal función de los presupuestos de ventas se relaciona con el control financiero de la organización. El tenerlo significa un apoyo para el proceso de revisión de lo que se está haciendo, para la verificación de los logros y corregir las diferencias cuando sea necesario.
Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos, entre otros.
Clasificación de los presupuestos
Una clasificación de los presupuestos es la siguiente:
Según su flexibilidad: rígidos, estáticos, fijos o asignados/flexibles o variables.
Según el período de tiempo: a corto plazo, a largo plazo.
Según el campo de aplicación de la empresa: de operación, de ventas, presupuestos de producción, presupuesto de compras, presupuesto de flujo de efectivo, presupuesto maestro, entre otros.
Elaboración del presupuesto
El presupuesto de ventas es un vínculo importante con todos los otros presupuestos de la empresa.
Para que este vínculo resulte eficaz, el sistema de presupuestos debe basarse en una profunda comprensión de la filosofía y los objetivos de la organización, en el conocimiento de las relaciones con las demás funciones de la empresa, el mercado y en el buen juicio, entre otros aspectos.
En su elaboración se determinan las unidades a vender de cada producto y los precios de venta. Para ello, se deben analizar las ventas de ejercicios anteriores, así como tener estudios de mercado sobre la clientela y analizar la evolución que siguen los competidores.
Seguimiento y control de presupuestos
El presupuesto y el control son procesos complementarios dado que la presupuestación define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecución (recursos), mientras que la característica del control presupuestario es la comparación entre la programación y la ejecución, debiéndose realizar de forma metódica y regular.
El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Además, es necesaria la acción para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. En consecuencia, el control presupuestario va mucho más allá de la mera localización de una variación.