4.4 Control de las actividades del equipo de personas vendedoras
Se puede afirmar que el control del equipo de personas vendedoras se convierte en un factor clave del éxito comercial; y ello como consecuencia de la necesidad de las empresas de poder contar con un equipo productivo que garantice ventas crecientes, adecuadas, confiables y que consigan un alto grado de satisfacción de la clientela.
Hay que ajustar la oferta a cada segmento de mercado, asegurándose de que las personas vendedoras están vendiendo los productos y servicios adecuados según las necesidades y deseos de la clientela, utilizando las herramientas, procesos óptimos, así como haciendo un seguimiento de los resultados, midiendo y valorando el grado de cumplimiento de los objetivos y metas propuestas.
Otra actividad que también deben programar las personas vendedoras y que aporta para el control es:
Trabajos administrativos
Por lo general, suele ser costoso acostumbrar a las personas vendedoras a este tipo de funciones; sin embargo, es una necesidad que justifica la buena marcha del trabajo. Comprende la realización de informes, la parte rutinaria de envíos de información, gastos y entregas de facturas, cobros, informar continuamente de su localización exacta, entre otras labores.
Se debe establecer un manual de procedimientos, de manera que todos(as) actúen igual y de forma adecuada a nivel administrativo. No olvidemos que esta actividad supone una de las mejores fuentes internas de información para la empresa. El(la) vendedor(a) es quien vive directamente en contacto con la clientela real y potencial.
En la actualidad, con la incorporación de las nuevas tecnologías, se ha dado un gran protagonismo, ya que con la información que se obtiene a diario se generan datos muy confiables para la toma de decisiones en el área comercial.
Herramientas de control y apoyo
Los grandes y rápidos avances que ha logrado la tecnología en los últimos años han hecho que muchas organizaciones avancen al mismo ritmo que esta lo ha venido haciendo o de lo contrario empiecen a quedarse rezagadas y con ello pierdan competitividad.
Para ser eficaces en la tarea de seguimiento y evaluación del equipo de ventas, se cuenta con una serie de herramientas que nos ayudan a conseguir este objetivo. En la actualidad, con las nuevas tecnologías, las personas vendedoras llevan los soportes informáticos capaces de dar una exhaustiva información de la clientela y mercado, lo cual redundará en una mayor competitividad. Por ello, nos valdremos del siguiente material logístico que en soporte informático o papel necesitamos utilizar:
Fichas de clientes(as): la persona vendedora tiene que seguir unas rutas diariamente acompañado(a) de este tipo de documento; en él se recogen los siguientes datos:
Datos del(de la) cliente(a) y su clasificación
- Frecuencia de la visita
- Forma de pago y plazos
- Fecha de la última visita realizada
- Volumen de pedidos del año anterior
- Volumen de pedidos previstos para este año
- Cantidad servida en el último pedido
- La gama de productos que trabaja
- Cómo y en qué cantidad trabaja con la competencia
- Observaciones
Esto permitirá evaluar:
- El tiempo transcurrido desde la última visita
- La rotación del producto en ese tiempo
- El comportamiento de nuestro producto en ese período
- Tendencias del mercado, entre otras.
Informe diario: se entregará diariamente en las oficinas o se enviará semanalmente en caso de desplazamiento; tiene como finalidad conocer lo siguiente:
• La actividad diaria de la persona vendedora
• Resultado de la gestión de ventas
• El grado de cobertura de los objetivos
• Gestión de cobros realizada
• Clientela nueva conseguida
• Productos vendidos
• Observaciones
Notas de gastos: este documento puede tener una periodicidad semanal, quincenal o mensual. Recoge los gastos efectuados por la persona vendedora en un determinado tiempo. Asimismo, permite chequear junto a los informes diarios la información recogida en uno y otro, para comprobar el grado de coherencia de las gestiones, ya que el contraste de esta información con la obtenida en el informe permitirá verificar la veracidad de los datos del anterior, de cara a su mayor fiabilidad. Entre otros, debe recoger los siguientes aspectos:
• Rutas seguidas
• Kilómetros recorridos
• Detalle de las invitaciones (clientes/as y motivos), con facturas incluidas.
• Observaciones
Informe mensual: este informe, que se emite a la dirección de la empresa una vez al mes es realizado por la jefatura de ventas o responsable comercial. Recoge y resume la información dada por las personas vendedoras con su análisis. Entre los principales puntos que trata están:
• Análisis de los resultados globales de ventas del mes correspondiente
• Objetivos cualitativos del mes y grado de cumplimiento
• Resultado de las acciones promocionales
• Situación del mercado
• Acciones de promoción local
• Objetivos cualitativos y cuantitativos del mes siguiente
• Tendencias del mercado, tanto para nuestra empresa como para la competencia.
Las reuniones de trabajo
Hay que evitar que la reunión se convierta en un ladrón de tiempo para las personas trabajadoras y es fundamental que se cuente con una agenda bien definida.
Conocer cómo se está realizando el trabajo y si se están consiguiendo los objetivos de una empresa puede desprenderse de una reunión de trabajo bien manejada y correctamente aprovechada.
En una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, al plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar si las labores individuales y grupales de la empresa se están realizando correctamente o no.
El propósito de una reunión del equipo de ventas es aumentar la motivación y la eficacia del equipo para vender. No obstante, muchas reuniones de ventas son aburridas e incluso, en ciertas ocasiones, calificadas por todo el mundo como una pérdida de tiempo.
Conservación del medio ambiente
Enseñar a cuidar el medio ambiente es enseñar a valorar la vida
Para incorporar la responsabilidad ambiental en su política, una empresa necesita estudiar su impacto en el medio ambiente (necesidad de recursos, materiales y equipos disponibles, generación de residuos, vertidos y emisiones, entre otras) y con base en esta información, desarrollar planes de minimización de consumo y contaminación para aminorar sus impactos ambientales negativos a través de la aplicación de diversas medidas tales como:
a. Concientización del recurso humano en la gestión de la conservación del medio ambiente, es decir, que las empresas establezcan compromisos explícitos y determinen estándares para ello, incluyendo metas formales.
b. El compromiso corporativo de actuar acorde a la ley en esta materia e incluso en las oportunidades que sea posible, ir más allá que lo impuesto por la normativa legal vigente.
En conclusión, las personas responsables de la empresa deberían promover un compromiso ambiental entre las personas trabajadoras, a partir de pequeños hábitos o prácticas que darán paso a una actividad mucho más responsable con el medio ambiente. Es necesario definir unos objetivos medioambientales y trabajar para cumplirlos.