3.3 Variables para la gestión de rutas
Una eficiente ruta de ventas es el resultado de combinar una amplia serie de variables interrelacionadas entre sí; de aquí es de donde proviene la dificultad de tener buenas rutas y mantenerlas al día.
Número de personas clientes
El número de clientes(as) de una ruta, zona o territorio de ventas es un parámetro fundamental, el cual nos da una medida de:
La carga de trabajo de una persona vendedora
La distribución numérica de un producto en un territorio
Parámetros para fijar los objetivos
Rentabilidad de la ruta, entre otras.
Tipo de clientela
Los(as) clientes(as) objetivo a visitar son la pieza clave en el diseño de toda ruta de ventas. No se trata de visitar a todo tipo de clientela, sino más bien definir los(as) clientes(as) objetivo de la forma más precisa posible, por sus características o potencial de compra, entre otras.
La frecuencia de la visita
La frecuencia de la visita es quizás el parámetro más difícil de establecer y del cual dependen todas las demás variables que tienen que ver con una ruta de ventas. Define cuántas veces se visita a la clientela en un período determinado. Fundamentalmente, la frecuencia de la visita está en función de:
• Potencial de la clientela
• La rotación de los productos
• Las distancias
• Del nivel de servicio y atención que se le quiera brindar a cada cliente(a)
• De la actuación y nivel de frecuencia de visita que tenga la competencia
• De los objetivos que se tenga con cada clientela
Rentabilidad de la ruta
Se deben tener en cuenta los resultados de la “contribución de ventas” de cada ruta o región. Los resultados deben vigilarse permanentemente, para medir su evolución y tomar las acciones correctivas cuando sea oportuno.
En las rutas de ventas siempre hay costos ocultos, y si no se analiza bien cada situación, se pueden estar dando pérdidas encubiertas, las cuales deprimen la situación financiera de la empresa.
Uso del tiempo
Para poder decidir por la cantidad de tiempo que se asigna a cada tarea, las gerencias de ventas y las personas vendedoras deben determinar cuánto tiempo le dedican a cada actividad que realizan. Por ejemplo, actividades de servicio, actividades de venta 'cara a cara', actividades administrativas, tiempos de traslados, entre otras. Posteriormente, cada persona vendedora debe hacer un análisis de sus actividades de varios días representativos (por lo general, de cinco a 10 días). Este análisis debe incluir diferentes días de la semana y en diferentes partes del territorio de ventas, registrando el uso del tiempo en una hoja de análisis de actividades, a fin de que, a partir de los datos obtenidos, se puedan tomar decisiones futuras.