La empresa debe disponer de un procedimiento de inspección de los vehículos de transporte, para que estos sean revisados en el momento en que llegan a las instalaciones de la empresa.
Antes de recibir las materias primas e insumos, éstos se deben revisar de acuerdo con las especificaciones que se tengan establecidas para cada materia prima en el área de recepción.
Esta recepción incluye los materiales de empaque y cualquier otro insumo. Para ello, las empresas proveedoras deben conocer muy bien esas especificaciones y deben ser proveedores aprobados y evaluados con suficiente periodicidad.
La inspección de la materia prima se realiza en el área de recepción. También se debe disponer de un procedimiento para la disposición de materia prima no conforme.
Se debe tener un procedimiento con las especificaciones para el transporte de materia prima. Además, se deben realizar pruebas para detección de contaminación química, física y biológica en las materias primas.
La limpieza del área de recepción de materias primas que van a ingresar a la empresa es crucial para garantizar que no se contaminen.
Tal como se mencionó, se debe tener un sistema de calificación y clasificación de proveedores, el cual está incluido en el Programa de Soporte de Evaluación y Aprobación de Proveedores. En este programa se deben incluir alternativas para el aprovisionamiento de materia prima cuando el proveedor falle o en casos de escasez de alguna de ellas.
Dentro de las especificaciones de cada materia prima e insumo, se debe incluir la vida útil de cada uno.
También se deben tener las especificaciones para empaques y etiquetas.