PROCESO DE CLASIFICACION DE
LOS PUESTOS DE TRABAJO

3.1 Recolección de la información de puestos

Para recabar la información se puede hacer uso de varios métodos, por lo que la decisión final valora ventajas y desventajas, es decir, las informaciones que permiten recoger, tiempo de aplicación, costes, entre otros. No existe un formulario único para la recopilación de la información, es importante que el analista de puestos, identifique el método, estrategias y la forma de recopilación, de manera tal que le posibilite cumplir con los objetivos del análisis de puestos. Debido a que existen varios métodos que se han desarrollado A continuación, presentamos los de mayor utilidad para una organización:

• visibilityObservación directa

  Éste busca obtener información directamente de la escena en que se desarrolla el trabajo, de esta manera el analista por observación, irá excluyendo información válida sobre el puesto analizado, en realidad este método se aplica en el lugar de trabajo, dado que el analista de puestos debe estar presente en el momento en que se ejecutan las tareas.

• visibilityCuestionario

  Involucra diseñar un instrumento para la recopilación de la información, ya que es una herramienta de recopilación de la información que se estructura con preguntas específicas y determinadas, con el fin de poder recopilar datos válidos para el estudio a desarrollar. Las preguntas que se incorporen al mismo deben ser preparadas de manera que las respuestas sean pertinentes y adecuadas, aplicando el cuestionario a diferentes personas colaboradoras, el resultado obtenido permitirá el logro de los objetivos propuestos.
  
  Existen distintos tipos de cuestionarios:
  
  • Estructurado: Está compuesto por una serie de ítems cerrados que la persona a la cual va dirigido debe contestar, las respuestas a los distintos ítems se suelen ordenar jerárquicamente siguiendo una escala de importancia. Los cuestionarios estructurados, permiten que los datos sean tabulados e interpretados rápidamente, así como analizar un gran número de puestos de forma rápida y económica.
  
  • Abierto: Son cuestionarios, en los que se pide a la persona entrevistada conteste con sus propias palabras a las preguntas que se le plantean, son más difíciles de tabular e interpretar los resultados y el grado de exigencia es mayor por la capacidad de compresión, síntesis y redacción.

• visibilityEntrevistas

  El analista realiza una visita a la persona asignada al puesto, con el fin de extraer toda la información posible e importante, consiste en la ejecución de una entrevista previamente estructurada a cargo de la persona analista y dirigida a la persona ocupante del puesto. Además, permite comparar la información obtenida por medio de la persona colaboradora de otros cargos similares, verificando las incoherencias en los informes, también si es necesario puede consultar a la persona supervisora para asegurarse de que los detalles obtenidos son válidos.
  
  • Entrevista individual: Las informaciones se recogen por medio de una entrevista individual que habitualmente se realiza a la persona colaboradora del puesto y suele ser semiestructurada, es decir, parte de un esquema previamente establecido en función de las características de la empresa y de los objetivos que se investigan.
  
  • Mixta: Se refiere a la utilización de dos métodos (cuestionario y la observación directa) para un determinado puesto, la decisión de combinar varios métodos deberá hacerse teniendo en cuenta las particularidades de la organización, objetivos, tiempo y del personal disponible. La combinación más utilizada es la entrevista individual-cuestionario y la observación-entrevista.

• visibilityDiarios laborales

  Consiste en el registro, por parte de la persona empleada, de todas las actividades laborales que ejecuta en un período de tiempo determinado, puede ser tedioso y costoso para la persona colaboradora, proporciona información detallada sobre las actividades y el proceso de trabajo, no quedan reflejadas las exigencias y especificaciones del mismo.

• visibilityAnotaciones

  Es una herramienta para realizar comentarios, anotaciones y dibujos que pueden comunicar ideas u opiniones sobre algún documento, en este caso para analizar el puesto de trabajo, además son comentarios, notas, explicaciones, u otro tipo de observaciones que pueden adjuntarse a un documento, es decir técnicamente, las anotaciones son vistas como información comentada y adicional sobre una porción existente de datos, con el fin de analizar el puesto de trabajo.

• visibilityBitácora

  Se realiza con el fin de recabar información, donde las personas empleadas describen sus actividades laborales cotidianas en un diario o bitácora, de esta manera evitan que exageren la importancia de sus puestos e impone a cada persona colaboradora llevar una bitácora de sus actividades durante un período determinado, además, es aceptable para cuando el trabajo es rutinario y se repite a corto plazo, una semana o quince días, como por ejemplo, los puestos de producción, oficinistas, servicio o mantenimiento.

3.2 Análisis de puestos

El análisis de puestos, es un proceso sistemático que se encuentra presente en cada una de las empresas, implica conocer cada puesto, dependiendo de la información recolectada y analizada, se identifican los requerimientos, deberes y responsabilidades, además permite realizar correcciones y confeccionar perfiles. Para poner en práctica un análisis de puestos en una empresa, es fundamentalmente cuando se crean puestos nuevos, se modifican los mismos cuando existen nuevas tecnologías, así como la actualización del sistema de compensación y el salario. Además, tiene como finalidad verificar y certificar el correcto establecimiento de toda la información referente tanto a las funciones, tareas, acciones o movimientos a realizar (descripción del cargo) y a los requisitos o exigencias que se deben cumplir con el mismo (especificaciones del cargo).

Existen seis pasos para determinar el proceso de obtención de información para el análisis de puestos:

• visibilityEstructura del análisis de puestos:

  Según Castillo. Y (2011), anota el siguiente esquema de la estructura del análisis de puestos:
  
  

  

  
  
  

  Hay tres categorías básicas de información sobre el trabajo recopiladas por el análisis como:
  
  • Datos de tarea: Son subpartes de un trabajo, con énfasis en cada una de las tareas, ya que se valora el mismo. Los datos de la tarea revelan el trabajo real desempeñado.
  • Datos del comportamiento: Con la ayuda de verbos, describen el comportamiento que ocurre en el trabajo, con el cuestionario de análisis de Puestos, se representan las similitudes y diferencias entre los trabajos, haciendo uso de siete factores:
  
  

  

  
  
  • Datos de las capacidades: Valoran los conocimientos o habilidades sobresalientes que una persona trabajadora debe poseer para lograr un desempeño satisfactorio en el trabajo. Las capacidades pueden ser:
  
  

  

• visibilityObjetivos del análisis de puestos:

  Entre los objetivos acerca del uso del análisis y descripción de puestos de trabajo caben destacar los siguientes:
  
  • Reclutamiento
  • Selección de personal
  • Formación
  • Evaluación del desempeño
  
  

  

3.3 Descripción de clases

Son aquellas actividades que se orientan a poder describir de la manera más clara: deberes, condiciones del trabajo, tareas generales, conocimientos técnicos, formación, toma de decisiones, responsabilidades, comunicación, habilidades, seguridad y requerimientos físicos y mentales.

• visibilitySecciones

  La descripción de puestos se establece por ordenamiento de clases y series, implica conocer para cada puesto sus naturaleza, tareas, especificaciones y condiciones. Una vez obtenida la descripción de puestos, se pueden agrupar por clases y por la naturaleza, pero que sean similares y luego en series de puestos, la mayoría contienen las siguientes secciones:
  
  • Identificación del puesto Contiene varios tipos de información, como, por ejemplo: título del puesto, estatus, código, fecha, título de la persona supervisora, grado o nivel del puesto y en algunos casos la escala del salario. La finalidad es individualizar el puesto y distinguirlo de los demás por medio de la estructura organizativa y el nivel jerárquico.
  
  • Resumen del puesto: Se describe la naturaleza general del puesto, incluyendo las funciones o actividades generales. Identifica las características que debe poseer la persona que ocupa el puesto. El objetivo del puesto determina la razón principal del puesto o su razón de ser.
  
  • Relaciones, responsabilidades y deberes: Muestra las relaciones de la persona trabajadora con otras personas dentro y fuera de la organización, se detallan las responsabilidades y deberes principales del puesto.
  
  • Autoridad: Se definen los límites de autoridad, toma de decisiones, supervisión y presupuestarias.
  
  • Criterios de desempeño: Cumple con dos propósitos: ofrecer a las personas empleadas pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permite a las personas supervisoras un instrumento imparcial de medición de resultados y determina de manera cuantificable los resultados de la labor del puesto. Por ejemplo, en las maquilas, cada operario u operaria debe cumplir con una meta previamente establecida como montar 50 camisas por día.
  
  • Condiciones de trabajo: Se incluyen elementos como nivel de ruido, condiciones peligrosas o calor, toma en cuenta también los contactos para identificar quienes tienen relación con el puesto descrito y el propósito.

• visibilityImportancia

  La descripción de puestos de trabajo, es una herramienta básica para la Gestión de Recursos Humanos, permite aclarar las funciones realizadas por las personas colaboradoras, así como controlar la carga laboral, la evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones técnicas y los equilibrios de la organización. De esta manera, se podrá precisar con más detalle los requisitos que el puesto demanda para quienes aspiren a él.
  
  

  

• visibilityElementos de la descripción de puestos

  

3.4 Elaboración de manuales de clases

El manual de clasificación de puestos es un conjunto donde se describen claramente todos los puestos de una organización, dicha información se refuerza con el organigrama en el que se ubica cada puesto, dentro de su respectivo proceso, además se especificarán los objetivos, funciones, tareas, exigencias, responsabilidades y condiciones de trabajo.

Según la Dirección General de Servicio Civil (1985), señala que el Manual Descriptivo de Clases “conjunto de descripciones y especificaciones de clases, las cuales consisten en descripciones claras y concisas, que regularmente se elaboran mediante el empleo de conceptos y principios generales, donde se exponen los deberes, responsabilidades y requerimientos de un grupo de puestos asignados a la clase”. (p. 56)

El manual de puestos es un documento e instrumento oficial que utilizan las empresas para ordenar y organizar el trabajo de los diferentes puestos, relacionado con las funciones, responsabilidades, condiciones de trabajo, consecuencia de error, así como las características personales, requisitos, entre otros. Para elaborarlo, se utilizan las técnicas de análisis de puestos, una vez que se recogen los datos se dispone de una serie de descripciones de los Puestos analizados.

• visibilityTipos de manuales

  Existen diferentes tipos de manuales a saber:
  
  • Manual general de clasificación de clases
  • Manual institucional: según Zelaya, J. (2010), señala: “es el Manual Descriptivo de Clases de Puestos Específicos de la institución, en el cual se ordenan las diversas operaciones constituyentes de los procesos de trabajo en que participan los diferentes puestos de la organización” (p. 191).
  • Manual de perfiles de cargos: según Zelaya, J. (2010), señala: “es un documento en donde se describen los cargos que conforman las diferentes clases de los manuales institucionales, que como ya se indicó en temas anteriores, los cargos están compuestos por un grupo de trabajo a los que les corresponde el desempeño de tareas y responsabilidades similares, los mismos conocimientos y destrezas y los mismos o similares requisitos” (p. 191)
  
  Dentro del manual se encuentran los contenidos, pero dependiendo de la organización y las clases de puestos que éstas tengan, se van a contemplar algunos aspectos:
  
  • Introducción o Presentación
  • Organización del manual o estructura
  • Terminología técnica
  • Índices de series, ocupacional y alfabético
  • Especificaciones de las clases y las series
  

• visibilityPasos para la confección del manual de puestos

  Según el Manual del Investigador en Administración (1974), se deben de tomar en cuenta los siguientes pasos para la confección del manual:
  
  1. Definición del problema y delimitación de la investigación
  2. Programación general del trabajo
  3. Preparación y realización de la investigación
  4. Análisis crítico de la investigación
  5. Estudio y aprobación del diseño
  6. Elaboración del manual
  7. Puesta en marcha del manual
  8. Revisión y mantenimiento del manual
  

3.5 Asignación de puestos

Según Zelaya J. (2010), “Asignación es el acto mediante el cual se otorga un puesto o una persona en el grupo ocupacional y la clase correspondiente, de conformidad con el sistema de clasificación de puesto que se aplique”. (p. 223)

La asignación es ubicar una nueva plaza en el grupo ocupacional y a la clase que corresponde, donde ésta se realiza de manera directa, o sea al clasificar a la persona trabajadora, con base en sus estudios académicos, experiencia, educación no formal y rendimiento o desempeño en el puesto de trabajo, se asignaría a una clase referente a estos aspectos, como por ejemplo; si es un profesional se clasifica en el grupo o rango profesional y si es administrativo se ubicaría en ese mismo rango y luego se clasifica en la clase correspondiente.

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