Manejo de inconvenientes durante la presentación

En cualquier presentación pueden ocurrir imprevistos, por eso es tan importante la preparación previa. Cuando se trata de presentaciones o reuniones laborales recurrentes, estos imprevistos se irán minimizando por el aprendizaje. Lo ideal es realizar una lista de riesgos y las posibles soluciones alternas para estar lo más prevenidos posibles. Por ende, entregar el material o resumen previo a la audiencia facilita una estrategia de lectura y atención de detalles cuando no existe otra solución por fallas de conectividad, fluido eléctrico o fallo de tecnología.

Revise y practique

Revise, revise y revise…. Asegúrese de que la redacción, ortografía y aún más importante que el concepto que quiera transmitir sea visible. Con esto eliminará mucha ansiedad antes de su presentación, le permitirá anticipar los espacios de distracción, medir el tiempo de duración, al practicar su presentación en privado logrará ganar confianza.

Instálese con anterioridad en el espacio físico o virtual de su presentación

El miedo a lo desconocido probablemente aumente su ansiedad más que cualquier otra causa. El presentarse de manera previa al lugar con tiempo suficiente le permitirá realizar ajustes como su ubicación, la de la audiencia, proyector, pizarra, borrador, luces, aires acondicionados, ubicación del computador, rotafolio.
En el caso virtual es prácticamente igual, tome en cuenta realizar una prueba con otra persona de audiencia para saber si su ubicación le permite facilidad, buena proyección corporal, su cara está bien iluminada, no hay distracciones, etc.
Acostumbre a llegar muy temprano, aclare sus dudas, familiarícese con el lugar- al menos una hora antes-. Inclusive cuando es presencial, usted podrá ir saludando y dialogando con miembros de la audiencia lo cual hará más amena su presentación.

Cuidado con las ayudas visuales

No importa el tipo de presentación que se realice, observe siempre estos pequeños cuidados que se deben tener, como que las diapositivas no estén muy cargadas de información, con tamaño de letra pequeño, abuso de animación, en fin, estos son algunos ejemplos para evitar que su ayuda visual falle:

Usar el Power Point para exponer un documento de Word. O sea, no copie los fragmentos de su informe, no abuse del texto, recuerde que usted expone y explica; las diapositivas, carteles y demás son ayudas visuales.
Diapositivas simples, no mezcle en exceso graficas con texto e ilustraciones.
Organizar y alinear los gráficos con su respectiva información. Que el orden de imágenes lleve al orden de ideas.
Revise el uso del gráfico adecuado para la información que desea presentar, un uso inadecuado generará dudas y puede interrumpir la comprensión lectora de su audiencia.
Utilice las diapositivas necesarias para no saturar la información.
No abuse de los efectos de animación ruidos, música, movimientos… utilice esto cuando sea absolutamente necesario llamar la atención o ejemplificar algo mediante animación.
La presentación debería estar escrita en una sola familia de letras: calibri, helvética, arial. Se puede aumentar el cuerpo o destacar algunas cosas en negritas. La fuente no debe llamar la atención sobre sí misma.

Los errores existen

Ninguna presentación es perfecta y nadie está exento de cometer errores y tener inconvenientes; lo importante es que usted tenga confianza en lo que hace y como se ha preparado.
Cuando exista una distracción, error, o no se dé a entender, usted puede recapitular, ejemplificar, inclusive tomar una pausa para una pequeña broma o anécdota que distraiga a la audiencia del evento inesperado. Es muy importante que su acción, cualquiera que sea no interrumpa el tema, con esto quiero decir que los participantes entren en un debate o inicien conversaciones, con lo cual volver al tema de la presentación será todo un reto.

Considere factores únicos del medio virtual

Duración: Aunque el tema principal de este curso se enfoca en presentaciones profesionales laborales y de temas muy puntuales, es bueno siempre conocer cuando un participante se encuentra cansado o incluso distraído, esto puede indicar el tiempo para una distracción, cambio de estrategia o inclusive un pequeño receso para movilizarnos. A diferencia de una presentación presencial, en una exposición remota no siempre podemos analizar el comportamiento de nuestros participantes, por lo que deberemos estar conscientes en nuestra programación o durante la ejecución de tomar uno o más respiros, cambio breve del tema, espacio para preguntar, actividades lúdicas o simplemente un “tiempo fuera” para que cada quien cubra sus necesidades.

Factores importantes del medio virtual:

Tecnología

Asegúrese de avisar con anticipación de lo que su audiencia necesita para poder participar de su presentación. Pruebe su equipo con anticipación y pruébelo justo antes de iniciar. Sea consciente que si su equipo no funciona usted no podrá comunicarse, por lo tanto, sea prudente y tenga un segundo plan o plan de emergencia, aunque esto implique una llamada telefónica grupal, usted deberá tener con anticipación los números telefónicos de sus participantes y cómo comunicarse con ellos.

Su presentación personal

Aquí deberá tener las mismas consideraciones que una presentación cara a cara; esto implica su vestimenta, higiene, posición corporal, gesticulación y cualquier otro que mejore su comunicación a través de su dispositivo electrónico. Por ejemplo:

Use ropa conservadora; prefiera colores claros a los brillantes, que no desvíen la atención de su cara.
Evite ropa a rayas o estampada.
Muy importante, que su ropa contraste con el entorno detrás de usted (evite que vean una cabeza flotante).
Si desea utilizar un fondo virtual, utilice uno con un color sólido, sin cosas que funcionen como distractores, por ejemplo, playas, ciudades, paisajes.
Si no utiliza un fondo virtual o pantalla verde, remueva todo objeto distractor que su audiencia pueda alcanzar a ver, como posters, rótulos o fotografías.