Efectivo e inversiones

transitorias

(II parte)

1. Bancos

Esta cuenta, al registrar el valor de los depósitos realizados por la empresa (ya sea en moneda nacional o extranjera) en cualquier entidad financiera (ya sea interna o externa), requiere realizar la apertura de una cuenta corriente.

1.1. Cuenta corriente

Según el Código de Comercio de Costa Rica (2004), artículo 612, se define como:

 

“La cuenta corriente bancaria es un contrato por medio del cual un banco recibe de una persona determinada un depósito de dinero en efectivo, o le otorga un crédito para girar contra aquel, pudiendo disponer de dichos fondos en cualquier momento, por medio de cheques provistos por la entidad bancaria, o autorizando a dicha entidad a realizar débitos de la cuenta provenientes de otras operaciones bancarias”.

1.1.1 Apertura de cuenta corriente

Según el Código de Comercio (2004), artículo 613, se define como:

 

“La apertura de una cuenta corriente es facultativa de los Bancos, para lo cual podrán establecer las condiciones que estimen necesarias de acuerdo con la regulación existente. El banco adoptará, con ocasión de la apertura de una cuenta corriente, las precauciones necesarias con el fin de identificar a la persona de su eventual contratante y sobre todo su moralidad y buena reputación, ya que la confianza y buena fe de las partes hacen suponer que gozan de las más altas calidades morales, las cuales se presumen en el caso de los bancos”.

1.1.2 Contrato de cuenta corriente

Según el Código de Comercio (2004), en su artículo 614, “el contrato de cuenta corriente, ya se origine en depósito o en crédito, debe ser expreso y constar por escrito”.

 

Este contrato que formaliza la apertura de una cuenta corriente tiene las siguientes características:

 

  • Es un contrato típicamente bancario

 

  • Obligatoriedad a la adhesión a cláusulas generales según el banco

 

  • Contrato de naturaleza puramente mercantil

 

  • Generación de obligaciones contractuales (entre el banco y la persona "cliente")

1.1.3 Tipos de cuenta corriente

A. Cuenta individual

Corresponde a la apertura de cuentas por una sola persona física, su firma queda registrada, y es la única persona con autorización para emitir cheques.

Requisitos para la apertura de una cuenta bancaria individual:

 

  • Depósito inicial

 

  • Cédula de identidad

 

  • Fecha de la apertura

 

  • Referencias comerciales (ver ejemplo en el anexo #1 en el material de autoaprendizaje, ubicado en la semana 0, en la carpeta llamada 'Material complementario')

B. Cuenta colectiva

Como su nombre lo sugiere, se compone de varias firmas, las cuales pueden actuar de forma independiente, siempre y cuando así se haga constar en el registro de firmas.

Requisitos para la apertura de una cuenta bancaria colectiva:

 

  • Depósito inicial: este monto varía de acuerdo a la entidad financiera

 

  • Identificación de la persona cuentacorrentista

 

  • Indicar en el registro de firmas que las mismas serán colectivas

 

  • En el caso de ser una sociedad, documentación probatoria o vigente de la sociedad

 

  • Presentar referencias comerciales

C. Cuenta mancomunada

En este caso, las firmas actúan en conjunto, es decir, solo se puede hacer efectivo un cheque en combinación de dos o más firmas. Una de las firmas es obligatoria y puede funcionar en combinación con otras.

 

Este sistema de cuentas mancomunadas busca disminuir malos manejos y ejercer un control cruzado en la emisión de cheques. La responsabilidad recae en la persona de más autoridad en la empresa.

Requisitos para la apertura de una cuenta bancaria mancomunada:

 

  • Depósito inicial

 

  • Identificación de la persona cuentacorrentista

 

  • Indicar en el registro de firmas que las mismas serán mancomunadas

 

  • En el caso de ser una sociedad, documentación probatoria o vigente de la sociedad

 

  • Referencias comerciales (ver ejemplo en el anexo #2 del material de autoaprendizaje, ubicado en la semana cero, en la carpeta llamada 'Material complementario')

1.1.4 Tipos de cheque

El cheque

A nivel comercial existen diferentes tipos de cheques, y su utilización dependerá de las necesidades particulares de cada persona o empresa.

 

El Código de Comercio, en su primer párrafo del artículo 803, expresa:

“El cheque es una orden incondicional de pago girada contra un Banco y pagadera a la vista"

Asimismo, menciona la autorización al tomador o beneficiario para cobrar y la autorización al librado (banco) para pagar; en otras palabras, esta autorización de pago requiere de una provisión de fondos, que el librador ha depositado con anterioridad o bien en virtud de un crédito que el Banco le haya abierto.

 

Por otra parte, el artículo 612 del Código de Comercio plantea:

“Los giros contra los fondos en cuenta corriente bancaria se harán por medio de cheques, sin perjuicio de las notas de cargo que el depositario emita, cuando para ello estuviere autorizado o con cualesquiera otros medios que el banco autorice, dentro de los que se destaca el pago electrónico, las tarjetas de débito, las de crédito y cualesquiera otras posibilidades que se conecten con la cuenta corriente bancaria”.

Cheque certificado

Este documento garantiza que el ente bancario cubrirá la suma certificada por medio de una reserva. El banco cobra una comisión para este tipo de trámites que la persona cliente solicita. Para los efectos de la conciliación, se considera un cheque pagado.

Algunas características que deben tomarse en cuenta para los cheques certificados son las siguientes:

 

  • El cheque una vez certificado entra a un sistema de certificación

 

  • Se hace una nota de débito a la persona cuentacorrentista por certificación, o sea, por el cobro de la comisión

 

  • Se sella el cheque al frente y al dorso con la leyenda “Certificado”

 

  • Únicamente la persona beneficiaria de un cheque certificado puede solicitar su anulación o hacerlo efectivo

 

  • El cheque certificado anulado se devuelve al banco para su destrucción

 

  • La empresa se hace responsable de la custodia del cheque certificado, una vez entregado el recibo por parte del banco

 

  • En caso de hurto o extravío, notificar inmediatamente al ente bancario desde el cual fue emitido (ver ejemplo en el anexo #3 del material de autoaprendizaje, ubicado en la semana cero, en la carpeta llamada 'Material complementario')

1.1.5 El depósito

El depósito bancario se origina en la necesidad, tanto de las personas físicas como jurídicas, de colocar efectivo ocioso mediante depósitos, ya sea en una cuenta corriente o en una cuenta de ahorros.

Las características son las siguientes:

 

  • Fecha en que se realiza el depósito

 

  • Nombre completo de la persona física o jurídica a favor de quien se deposita

 

  • Cantidad en letras y cifras del depósito

 

  • Detalle de efectivo, giros y cheques que componen el total del depósito

 

  • Nombre y firma del formulario de la persona depositante

Al dorso del depósito bancario se detalla el mismo, es decir, por cantidad de cheques, monto y banco de procedencia.

1.1.6 Estado de cuenta corriente (manual o electrónico)

Es un estado o reporte que, periódicamente (quincenal o mensual), las entidades bancarias envían a las empresas con la siguiente información:

  • La cantidad del depósito al principio del mes

 

  • Los cheques pagados

 

  • Otras cantidades cargadas (disminuidas) de la cuenta

 

  • Depósitos en tránsito

 

  • Otras cantidades abonadas (aumentadas) a la cuenta

 

  • El saldo de la cuenta al final del mes

 

  • Detalle de transferencias

1.2. Conciliación bancaria

¿Qué pasa...?

¿El saldo del Auxiliar del Efectivo y Equivalente (Banco) no coincide con el saldo del estado de cuenta bancario?

Muy fácil, es porque...

...la empresa registra ciertas operaciones en sus libros que el banco aún no ha inscrito, o viceversa.

Dado lo anterior, las circunstancias ameritan establecer una forma o un procedimiento que permita conciliar los saldos finales del estado de cuenta corriente con el saldo reflejado en el libro Bancos de la empresa. Este procedimiento se denomina “conciliación bancaria”.

La conciliación bancaria es un proceso interno y rutinario, el cual consiste en verificar a la fecha del cierre, que el saldo según los libros de contabilidad de la empresa es coincidente con el saldo del extracto bancario. La conciliación bancaria forma parte del control interno del efectivo.

1.2.1 Objetivos de una conciliación bancaria

  • Verificar que todas las transacciones bancarias se  encuentran

 

  • Determinar que el saldo de la cuenta según el banco sea correcto

 

  • Detectar posibles errores en forma y corregirlos oportunamente

1.2.2 Procedimiento de elaboración de la conciliación bancaria

Para determinar el saldo correcto al final de mes, a continuación se describe el procedimiento:

a. Determinar las diferencias en el estado del banco.

 

b. Se suman los cheques emitidos por la empresa y se cotejan uno por uno con los registrados en el estado de cuenta del banco, mediante un 'Visto bueno' para determinar si alguno de ellos no ha sido cobrado y, a su vez, si existen inconsistencias en el registro.

 

c. Se comprueba el origen de las notas de créditos y débitos, y de los errores cometidos por el banco y por la empresa, a la hora de registrar los depósitos y los cheques.

 

d. Al saldo reflejado en el extracto bancario se le suman los depósitos en tránsito, más los errores cometidos y al subtotal en tránsito se le restan los cheques pendientes de cobro y los errores; con esto se obtiene el saldo conciliado según el banco.

 

e. Para conciliar el saldo según libros con el balance conciliado del mes anterior, se le suman los depósitos emitidos por la empresa, las notas de débitos y los errores que se hayan cometido; a este subtotal se le restan los cheques pendientes de cobro, las notas de débito y los errores cometidos, y se obtiene como resultado el saldo conciliado según libro.

1.2.3 Componentes de una conciliación bancaria

Para elaborar una conciliación bancaria, se deben tomar en cuenta los siguientes elementos:

Al elaborar la conciliación bancaria, tome en cuenta lo siguiente:

a. Los depósitos en tránsito y los cheques pendientes de cobro del mes actual deben aparecer en el estado del banco en el siguiente mes. Es decir, no serán tomados en cuenta en el mes actual.

 

b. Dado el caso de que los mismos no sean reflejados en el siguiente mes, deben continuar en tránsito junto con los del mes de la conciliación.

 

c. Los errores cometidos por el banco que no son corregidos a la fecha de la conciliación, se trasladan a la conciliación del mes siguiente y así sucesivamente, hasta que la entidad bancaria lo corrija, para proceder a registrarlos en los libros de la empresa.

 

d. Las notas de crédito aumentan el saldo inicial de la empresa y las notas de débito los disminuyen; ambos son registrados en el libro junto con los errores.

 

1.2.4 Tipos de conciliación

La conciliación de saldos ajustados es la más utilizada por cuanto es la más completa, ya que en ella se visualizan todos los elementos y, además, incorpora los otros tipos de conciliación, por lo tanto:

Conciliación Bancaria de saldos ajustados

Consiste en comparar el estado enviado por el banco y el control de libros de la empresa, y determinar las diferencias.

Haga clic “Aquí” para visualizar un ejemplo, a través del caso demostrativo n.8.

Haga clic “Aquí” para visualizar un ejemplo, a través del caso demostrativo n.9.

2. Inversiones transitorias o temporales

En otras palabras, es la colocación de dinero en una operación financiera o proyecto, con el fin de obtener una rentabilidad futura. Normalmente, se considera a corto plazo una inversión con vencimiento de tres meses o menos desde su fecha de adquisición. Los equivalentes de efectivo se mantienen para cumplir con compromisos de corto plazo y no con propósitos de inversión u otros.

Registra las inversiones de carácter temporal que realiza la entidad en títulos valores, papeles comerciales u otro documento negociable, adquirido con el propósito de obtener un rendimiento en un tiempo breve, o establecer relaciones económicas en otras entidades.

2.1 Equivalentes al Efectivo

Con respecto a este concepto, la NIC7, párrafo 6 y NIIF para PYMES, párrafo 7.2, plantean:

 

“Son inversiones a corto plazo, de gran liquidez, que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión u otros, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor”.

 

En otras palabras:

Los equivalentes de efectivo se mantienen para cumplir con compromisos de corto plazo y no con propósitos de inversión u otros.

Generalidades

a. Los excedentes temporales de efectivo se consignan en cuentas de inversiones con el fin de obtener rendimientos.

 

b. Las inversiones se pueden realizar en cualquier forma o instrumentos y plazos que ofrece el mercado.

 

c. Según la NIC 32, Instrumentos financieros: Presentación e información a revelar:

 

  • Estas inversiones se clasifican como activos corrientes en el Estado de situación a su  valor de mercado.

 

  • La diferencia en la evaluación de un período a otro deberá registrarse en el Estado de resultados del período en que incurre.

 

  • Los costos y los rendimientos provenientes de los mismos se reconocen en el Estado de resultados del período en que se devengan.

 

  • Los equivalentes de efectivo se mantienen para cumplir con compromisos de corto plazo y no con propósitos de inversión u otros.

2.2 Relación del efectivo e inversiones temporales según NIC.7

Al respecto, IFRS.Org.NIC7. Estado de Flujos de Efectivo (2012):

 

“El efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista. Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor”.

 

Por lo tanto:

2.3 Control interno de las inversiones

  • Las operaciones atinentes a las inversiones deben ser autorizadas por el Consejo de Administración o personas responsabilizadas para tal efecto.

 

  • Mantener actualizada la información financiera atinente a las inversiones.

 

  • Los valores deben ser custodiados por personas que no tengan relación con operaciones de compra venta, con manejo de dinero y con registros contables.

 

  • Realizar arqueos de los títulos que respaldan las inversiones.

 

  • Las inversiones se presentan dentro del activo corriente en el Estado de situación y se registran al costo de adquisición.

 

  • Los ingresos obtenidos por venta de inversiones se registran en la fecha en que se devengan, aunque no se hayan cobrado.

 

  • Comparar el registro auxiliar de inversiones actualizado contra el mayor, para evitar robos.

2.4 Registro de las inversiones

Haga clic “Aquí” para visualizar un ejemplo, a través del caso demostrativo n.10.

“ Bien hecho, ya terminaste con el material didáctico de este objetivo, veamos que nos espera en el siguiente”.

Efectivo e inversiones

transitorias

1. Bancos

1.1 Cuenta corriente

1.2. Conciliación bancaria

2. Inversiones transitorias o temporales

2.1 Equivalentes al efectivo

2.2 Relación del efectivo e inversiones temporales según NIC.7

2.3 Control interno de las inversiones

2.4 Registro de las inversiones

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