Efectivo e inversiones transitorias
( I Parte)
1. Efectivo
1.1
Introducción
Según la NIC 1, el efectivo está integrado por caja, depósitos bancarios a la vista y los equivalentes al efectivo.
A. Activo corriente
Bienes o derechos que posee la empresa. Ya son efectivos o se convertirán en efectivo a corto plazo.
A continuación, se presenta la clasificación de los activos corrientes:
B. Equivalentes de efectivo
Los equivalentes de efectivo se definen como inversiones a corto plazo, de gran liquidez, fácilmente convertibles en un monto conocido de efectivo y sujetos a riesgos poco importantes de cambios en su valor. Además, se mantienen con la intención de cumplir con necesidades de efectivo de corto plazo.
1.2 COMPONENTES DEL EFECTIVO
- Monedas de circulación oficial emitidas por el Banco Central.
- Monedas que estén en otras denominaciones.
- Cheques recibidos de personas físicas o jurídicas.
- Recibos de tarjetas de crédito.
- Monto disponible en las cuentas corrientes, cuentas de ahorro u otras modalidades de depósitos a la vista en una entidad financiera.
- Inversiones a corto plazo que sean altamente líquidas, o convertibles en efectivo y que su vencimiento, por lo general, sea menor a noventa días a partir de la presentación del Estado de situación financiera y no exista riesgo de su conversión rápida en efectivo.
1.3
Partidas no consideradas como efectivo
- Cheques posfechados
- Cheques devueltos
- Depósitos en garantía
- Depósitos en bancos intervenidos
- Depósitos consignados a cancelar compromisos de pago
En síntesis, actualmente el efectivo se refiere al término efectivo disponible, el cual se compone de:
A. Efectivo en caja y bancos: básicamente comprende las siguientes cuentas
Efectivo:
Registra la existencia en dinero en efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.
Caja chica:
Es un fondo fijo limitado que se crea con el fin de hacerle frente a erogaciones o pagos pequeños, los cuales requieren ser cancelados en efectivo.
Bancos:
Registra los depósitos constituidos por la empresa en moneda nacional y extranjera, en bancos del país o del exterior. Además, controla el movimiento de valores monetarios que se depositan y se retiran de instituciones bancarias relacionadas.
B. Inversiones a corto plazo (temporales)
1.4
control interno del efectivo
El efectivo, por ser el activo más líquido, requiere de un sistema de control óptimo, con el fin de evitar cualquier uso incorrecto de los fondos. Para ello se debe:
• Separar las funciones de autorización, ejecución, custodia y registro del efectivo en Caja y bancos.
• Depositar diariamente el dinero que ingresa a la empresa
• Efectuar pagos mayores mediante cheques
• Establecer firmas conjuntas para movilizar las cuentas bancarias
• Efectuar mensualmente las conciliaciones bancarias
• Establecer un fondo fijo de Caja chica para los pagos menores
• Realizar arqueos sorpresivos a la Caja principal y a la Caja chica
• Las personas que intervienen en el manejo del efectivo en Caja y bancos no deben tener acceso a los registros contables.
• La función de registro de los sucesos económicos del efectivo en Caja y bancos será exclusivo del departamento de Contabilidad.
• Depositar diariamente los dineros recibidos
• Verificar que los desembolsos sean aprobados por la persona autorizada
• Establecer políticas claras sobre monto máximo autorizado para pagos en efectivo
• Elaborar informes diarios del movimiento de ingresos y egresos.
Tal como se definió anteriormente el efectivo en caja comprende la existencia en dinero en efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.
1.5
ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO
Con el fin de mantener un control de ingresos y egresos de efectivo, es importante llevar un estricto orden mediante el empleo de registros auxiliares de Ingresos y Egresos de efectivo, así como realizar los cierres diarios de caja.
1.5.1 Procedimiento para realizar el cierre de caja
1. Iniciar el día con una cantidad fija de dinero.
2. Hacer un conteo de la cantidad siempre antes de iniciar la actividad.
3. Evitar realizar gestión de cobros con el dinero de caja.
4. Al final del día, se debe hacer un recuento del dinero de la caja.
5. Al saldo anterior se le debe restar el saldo inicial para obtener el saldo final.
6. Este saldo debe coincidir con el saldo de las ventas.
1.5.2 Relación entre cierre de caja y arqueo de caja
Proceso de recuento de dinero en efectivo en la caja.
Sirve para conocer si existe una diferencia, un sobrante o un faltante de caja.
Lo reflejado en el libro de caja debe coincidir con lo que hay en la caja física.
1.6
FALTANTES Y SOBRANTES DE CAJA
Al efectuar los cierres y arqueos de caja puede suceder que no exista correspondencia entre el dinero y el saldo en caja; en este caso hay un faltante, por lo tanto:
Debe estar seguro de que no haya elaborado comprobantes erróneos o entregado cambio de más.
¿Qué hago? Tengo más dinero en la caja.
Bueno, es porque a veces se dan:
- Incongruencias al realizar los cobros o pagos.
- Errores al anotar las cantidades en el libro de caja o en los comprobantes de pago.
- Pérdida de algún comprobante, o bien omisión en algunos de ellos.
Lo anterior, origina “sobrantes y faltantes” de efectivo, tal como se explica a continuación:
Haga clic “Aquí” para visualizar un ejemplo a través del caso demostrativo n.1
Haga clic “Aquí” para visualizar un ejemplo a través del caso demostrativo n.2
1.6.1 Procedimiento para registrar los sobrantes de caja
Pueden ser registrados dependiendo de su origen y cuantía como:
1) Pasivo:
- Deuda cobrada de más
- Errores en el cobro o pago de obligaciones
2) Ingreso:
Monto del sobrante es de menor cuantía, ya que no afecta a los Estados Financieros.
Ejemplo:
Saldo en cuenta Caja (Libro Mayor) ¢73.800,00
Monto de efectivo según arqueo ¢75.000,00
Sobrante de caja ¢1.200,00
Al determinar el origen del sobrante se establece la obligación del monto para proceder a devolver el mismo.
- Registro contable
1.6.2 Procedimiento para registrar los faltantes de caja
Se da cuando el dinero o numerario que existe en la caja física, es menor al saldo reflejado en el libro auxiliar “Caja”.
Pueden ser registrados dependiendo de su origen y cuantía como:
A. Operaciones no reportadas por la persona responsable de la caja
Haga clic “Aquí” para visualizar un ejemplo a través del caso demostrativo n.3
B. Operaciones no reportadas por la persona responsable de la caja
Haga clic “Aquí” para visualizar un ejemplo a través del caso demostrativo n.4
Haga clic “Aquí” para visualizar un ejemplo a través del caso demostrativo n.5
1.7
RESPONSABLES DE REALIZAR EL CIERRE Y ARQUEOS DE CAJA
2. Efectivo en caja chica
Es un fondo fijo que se tiene estipulado y en efectivo para cubrir gastos menores que usualmente se dan día con día. Estos fondos se reintegran por lo general al final de cada mes, o bien antes de agotarse.
2.1
control interno del fondo de caja chica
Con el fin de velar por el buen funcionamiento del fondo de Caja chica se debe:
2.2
sistema de registro y control del fondo de caja chica
2.2.1 Creación del fondo de Caja chica:
Registro contable:
Constituye un:
A. Erogaciones del desembolso de Caja chica
- Es responsabilidad de la persona que custodia o administra el fondo de Caja chica llevar un control mediante comprobantes o recibos por cada pago que se haga con el fondo. Dichos comprobantes deben reflejar el valor pagado, el concepto del desembolso y el nombre de la persona que lo solicitó y además, debe guardarse en la caja de custodia del dinero.
- La persona responsable del manejo del fondo debe mantener disponible la totalidad del fondo, mediante efectivo o comprobantes (o ambos); por lo tanto, debe estar advertida que en cualquier momento se le harán “arqueos de caja”, con la finalidad de controlar el uso correcto de dichos fondos.
B. Arqueo de Caja chica
Consiste en una verificación sorpresiva de los fondos de Caja chica. Es responsabilidad de la administración velar por el buen uso de la Caja chica y que esta no se destine para otros fines no autorizados.
2.2.2 Reposición del fondo
Consiste en reponer el fondo de Caja chica; por lo tanto:
Registro contable:
Consiste en efectuar un:
Incremento o disminución del fondo de Caja chica:
- Cuando la persona responsable del fondo considera que el fondo es insuficiente o excesivo para cubrir los gastos menores, solicita ante quien corresponda un incremento del mismo, o bien una disminución de este.
- Debe elaborar un reporte para justificar cualquiera de las dos circunstancias.
- Para modificar la cantidad del fondo de Caja chica se realizan los siguientes asientos:
A) Registro contable para incrementar el fondo
Se efectúa mediante:
B) Registro contable para disminuir el fondo
Consiste en un:
A continuación, se presenta un ejemplo de la fórmula de reintegro:
Haga clic “Aquí” para visualizar un ejemplo a través del caso demostrativo n.6
Haga clic “Aquí” para visualizar un ejemplo a través del caso demostrativo n.7
“ Genial, haz terminado el primer material de este curso, te invitamos a continuar con el siguiente”