Esencialmente, el proceso de comunicación humana incluye cinco distintas etapas:
- Codificación: comienza cuando la persona que emite un mensaje transforma en su mente las ideas o el sentimiento que desea transmitir en palabras; por ejemplo, una persona quiere solicitar un cambio de turno y organiza mentalmente cómo va a explicar el motivo de dicha dificultad.
- Mensaje Codificado: se produce cuando las palabras que hemos pensado transmitir se convierten en sonidos, palabras escritas o signos, dirigidos a la persona receptora y el encargado de personal, si se continúa con el ejemplo anterior.
- Transmisión: ocurre en el momento que el mensaje es enviado hacia la persona receptora (bien a través del aire, bien a través de un documento de permiso, por teléfono, entre otros).
- Recepción: en esta fase la persona a la que va dirigido el mensaje lo oye, lo lee, etc.
- Decodificación: la persona receptora es quien interpreta el mensaje utilizando el mismo código que usó el/la emisor/a. En esta fase se encontraría el receptor del ejemplo, el encargado de personal, cuando interprete la solicitud de permiso.
Además,
Retroalimentación o Feedback: ocurre cuando el receptor proporciona al emisor información sobre la reacción que ha producido el mensaje en él, en nuestro ejemplo sería la respuesta positiva o negativa a la solicitud del permiso. En el ámbito laboral se puede brindar retroalimentación para informar a otras personas sobre el desempeño que se ha tenido en una tarea o gestión realizada, como también el grado de eficacia.
Ruido: puede ser percibido como todo aquello que entorpece el proceso de la comunicación, pudiendo incluso llegar a entorpecerlo.
Las principales formas de ruido son:
- No compartir el mismo lenguaje.
- La falta de voluntad de comunicarse.
- La defensividad.
- El conocimiento insuficiente de los productos o servicios.
- La incapacidad para escuchar.
- El entorno.