Portada
Es la primera página de un informe, es la guía titular del documento y en los documentos técnicos puede o no cubrir la totalidad de una hoja, por el contrario, se espera que sea pequeña y ocupe poco espacio.
La portada debe contener, al menos:
- La Identificación del creador del informe (universidad, empresa, entre otros)
- El título, el cual debe ser un vistazo rápido a su contenido, por ejemplo:
“Informe de Inspección Proyecto Hidroeléctrico I”
Debe incluir las palabras clave importantes para facilitar su localización en un sistema bibliográfico o informático (por ejemplo, las palabras con las que lo buscaría en Google) - Autor (es), es o son principalmente quién o quiénes organiza(n) la información. Nombre completo con apellidos, en orden alfabético y separados por coma.
- La Fecha de emisión del informe se debe indicar preferentemente completa.
Se debe corroborar en industrias transnacionales, puede utilizarse el método AAAA/MM/DD
Ej.: 30 de marzo de 2016
2016-03-30
Otra información posible:
Código identificador o consecutivo si lo hay. Ya que generalmente no se emite un solo informe sobre el tema de inspección.
Resumen
El resumen no es común en un informe técnico de uso rutinario, pero para final de un proyecto o una sola emisión puede ser de utilidad; debe contener una versión abreviada de todo el informe en menos de 10 líneas, deseable en un solo párrafo.
El lector del resumen debe hacerse una idea clara sobre el objeto del informe, la metodología y los principales resultados.
Índice
Es imprescindible en un informe, salvo que sea muy corto.
Debe contener los principales apartados del cuerpo del informe y de los anexos, con su numeración y la página en la que se encuentra.
Si el documento lo requiere por extensión, se incluye un índice de tablas, gráficas e ilustraciones.
Glosario (opcional)
Solo para documentos donde sea solicitado o cuando su extensión sea larga.
El glosario es una lista de signos, símbolos, unidades, abreviaturas, que no sean de inmediata comprensión por el lector, aspectos técnicos, entre otros.
Cuerpo del informe
Es toda la información recolectada según las observaciones de la actividad productiva que debemos analizar.
La estructura y contenido del cuerpo del informe puede variar dependiendo del tipo de informe, y esta puede incluir:
- Procedimiento o Metodología: Explica brevemente como se realizó el trabajo, pero sin explicar resultados. Funciona como guía para repetir el trabajo o investigación.
- Resultados: Se usan ecuaciones, tablas y/o ilustraciones (figuras) para mostrar los resultados de la forma más clara posible.
- Análisis: Se interpretan los resultados y se comparan con la teoría existente, las hipótesis planteadas o resultados previos existentes. En informes cortos o de producción no se utiliza.
Conclusiones o Recomendaciones
Las conclusiones deben ser concisas, concretas y que enlacen los objetivos del informe.
Pueden incluir resultados numéricos, pero no debe repetir lo analizado en los resultados.
Las recomendaciones corresponden a medidas que deberían tomarse a partir de las conclusiones obtenidas, que no siempre son necesarias.
En algunas ocasiones se requiere un nivel técnico superior, clasificación técnica o similar para emitir recomendaciones, así como criterios de aceptación y rechazo.
Bibliografía
Las referencias constan de tres campos, en este orden:
Autor(es), Titulo, Datos de la publicación
Ej.: PETERSEN, Sverre, Introduction to Meteorology. New York. McGrawHill, 1941: pp. 200-210
La lista de referencias puede tener orden alfabético (opción A) o bien numerada por orden de citación en el texto (opción B), en función del modo de cita:
“... según se demostró́ en un trabajo previo [Einstein, 1945]” (opción A)
“... según se demostró́ en un trabajo previo [1] ...” (opción B)
Para una mejor referencia debemos consultar siempre las normas de la American Psychological Association (APA), que son uno de los estándares más reconocidos para la transmisión del conocimiento científico y académico.
Anexos (opcional)
Incluyen material que por sus características no debe ir en el cuerpo del informe. Por ejemplo:
- Lista o tablas de datos muy largas y no imprescindibles para la comprensión del informe
- Información que puede omitirse a la mayoría de los lectores, pero puede ser útil para un especialista
- Información que, por su origen, formato o características no puede insertarse en el cuerpo normal del texto
- Listados de programas de ordenador
- Bibliografía suplementaria no citada en el texto
- Largas elaboraciones matemáticas (demostraciones de fórmulas, cálculos). Se numeran con letras o números romanos:
Ej: Anexo A, Anexo B, Anexo I, Anexo V, ...
Las tablas o figuras incluidas en los anexos no siguen la numeración del cuerpo, si no la del anexo correspondiente.
Ej: Tabla A.1, Figura II.1, ...
Sugerencias para el cierre de informe técnico
Una vez terminado el borrador, es conveniente hacer una crítica objetiva del informe, como si se tratara de un trabajo ajeno. A continuación, se enumeran siete sugerencias para emitir el documento:
- Hacer un rápido examen global del informe. ¿Se destaca claramente la estructura del informe?
- Comparar entre sí, títulos, índice, introducción y conclusión.
- Ver si se ha enunciado claramente el tema, propósito y plan del informe en la introducción.
- Examinar el texto detalladamente. Hacer una evaluación autocrítica de toda la información, especialmente si se cree que algo pudiera estar fuera de contexto.
- Leer el texto en voz alta o preferentemente escuchar a otra persona leerlo. Para Analizar si: ¿Es fácil su lectura? ¿Tiene un estilo fluido?
- Controlar las ilustraciones. ¿Transmiten el mensaje claramente?
- Si es posible, se debe someter el borrador del informe al juicio de una persona calificada para que haga crítica constructiva.