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1. Concepto
2. Elementos a considerar en el plan de capacitación
3. Ejecución del programa de capacitación
4. Sostenibilidad ambiental en la elaboración y ejecución del plan de capacitación
5. Responsabilidad en la elaboración y ejecución del plan de capacitación dentro de la organización
Según Obed Delfin (2010), “es una acción planificada cuyo propósito general es preparar e integrar al Plan de capacitación recurso humano en el proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño en el trabajo” (p. 1).
En el capítulo anterior se analizaron desde el punto ‘a’ al ‘e’. Continuamos explicando el punto f.
Debe estar a cargo de una persona especialista en capacitación y/o experta en aspectos metodológicos y curriculares, por lo cual su responsabilidad es ofrecer un programa técnicamente diseñado y que garantice que la necesidad que lo justifica sea satisfecha. Para diseñar el programa de capacitación, según Idalberto Chiavenato (2011), se deben realizar las siguientes preguntas:
Los objetivos de la capacitación se formularán en función de las necesidades detectadas y pueden ser: mejorar el clima organizacional, incrementar la productividad, disminuir accidentes, elevar la calidad de los bienes y servicios, mejorar el desempeño, así como los procesos de trabajo y atención a la clientela. Estos sirven como guía para mantener el camino, buscar un resultado concreto que esté relacionado con el trabajo y deben especificar quién, qué, para cuándo, bajo qué condiciones, cómo medirlos, y a qué costo en tiempo y/o dinero.
Dentro de un plan de capacitación podemos especificar objetivos como:
Con un plan de capacitación se busca que las personas colaboradoras se motiven y se logre el impacto deseado; para ello se deben tomar en cuenta los siguientes puntos:
• Motivación, contribuye con el conocimiento y el aprendizaje específico.
• Refuerza a tiempo las competencias.
• Evita la tensión.
• Busca la participación.
• Facilitar la retroalimentación.
• Mejora la interacción entre las personas colaboradoras para aumentar el interés por el aseguramiento de la calidad en el servicio.
• Satisface fácilmente requerimientos futuros de la empresa en materia de las personas colaboradoras, sobre la base de la planeación del mismo.
• Modifica actitudes para contribuir con un clima de trabajo satisfactorio, así como la productividad y la calidad para elevar la moral en el trabajo.
• La compensación directa e indirecta, que tienden a considerar la paga que asume la empresa por la participación en programas de capacitación.
• Mantener la salud física y mental para ayudar a prevenir accidentes de trabajo y crear un ambiente seguro.
• Mantener a la persona colaboradora al día con los avances tecnológicos, lo cual alienta la iniciativa y la creatividad, con el fin de prevenir la obsolescencia de la fuerza de trabajo.
• Prepara a las personas colaboradoras dentro de la empresa, para la ejecución eficiente de las funciones con responsabilidad.
• Incrementa la motivación de la persona trabajadora.
• Proveer conocimientos y desarrollar habilidades que cubran la totalidad de requerimientos para el desempeño de puestos específicos.
• Actualizar y ampliar los conocimientos requeridos en áreas especializadas dentro de la organización.
Los instructivos son fundamentalmente textos que se brindan a las personas participantes para un mayor aprendizaje. Los mismos van a depender del contenido, objetivos y tiempo. Estos tienen el propósito de orientar los procedimientos en forma detallada, clara y precisa para desarrollar alguna actividad, ya sea sencilla o compleja. Cuentan con las siguientes características, según Rosa Merino (2009):
•Es una guía para orientarnos sobre cómo accionar algún aparato o sistema, como por ejemplo arreglar una computadora o radio.
•Se explica cómo realizar algo a partir de elementos y procesos, es decir, el procedimiento donde se desarrollan las instrucciones ‘paso a paso’ para conseguir un resultado, como una receta de cocina.
•Se requiere un formato especial, con un lenguaje claro, directo y adecuado.
•Se pueden acompañar con gráficos, ilustraciones o dibujos, según el tipo de texto a desarrollar, para una mayor orientación.
Por otra parte, los tipos de textos instructivos se pueden presentar de la siguiente manera:
Existe una amplia variedad de métodos o técnicas para implementar un programa de capacitación dirigido a las personas colaboradoras. Ello va a depender de:
• Efectividad con relación beneficio-costo.
• Contenido deseado del programa.
• Adecuadas instalaciones con que se cuentan.
• Idoneidad de las instalaciones con que se cuenta.
• Preferencias y capacidad de las personas participantes y facilitadoras.
• Principios de aprendizaje a emplear.
En síntesis, podemos decir que el plan de capacitación está formado por cinco pasos:
Es la etapa de la puesta en marcha del programa de capacitación. Se debe coordinar, preparar, contar con el apoyo logístico, entre otros, de todas las actividades requeridas para la ejecución del mismo, utilizando también medios para difundir la realización del evento. Las ejecuciones de las actividades de capacitación pueden darse en distintas modalidades (presencial, distancia, virtual y otros), dependiendo de la programación establecida a través de tele conferencia, seminario, talleres, películas - vídeos, cursos, entre otros.
Los programas de capacitación deben ser planificados con antelación, donde exista interacción con los contenidos, objetivos, métodos, calidad de las personas facilitadoras, material de apoyo, así como las características de las personas colaboradoras a instruir, infraestructura, entre otros.
Las necesidades de capacitación (NC) es el proceso que contribuye con la estructuración y desarrollo de los planes y programas para el fortalecimiento de las competencias (conocimientos, habilidades, actitudes y destrezas) en las personas participantes de una organización para el logro de los objetivos. La capacitación debe ser la solución a los problemas que dieron origen al diagnóstico de las mismas, con base en la percepción de cada una de las personas trabajadoras.
Dentro de los objetivos existen tanto generales como específicos, para la ejecución del programa de capacitación. Dentro de los objetivos generales podemos mencionar:
•Preparar a las personas colaboradoras para la ejecución eficiente de las responsabilidades dentro de los puestos de trabajo.
• Brindar oportunidades para el desarrollo personal en los puestos actuales de las personas colaboradoras.
• Adecuadas instalaciones con que se cuentan.
• Modificar actitudes con el fin de contribuir a un clima de trabajo satisfactorio y adecuado e incrementar la motivación de las personas trabajadoras
Así los objetivos específicos son de menor nivel, se van logrando conforme avanza el desarrollo del programa, estos se refieren a conductas observables, donde la persona participante realiza actividades para el cumplimiento de los mismos, son directamente evaluables y expresan un mayor grado de especificidad. Dentro de estos podemos ejemplificar:
•Proporcionar conocimientos y habilidades que cubran la totalidad de requerimientos para el desempleo de puestos específicos.
• Actualizar los conocimientos, habilidades y destrezas requeridas en áreas especializadas.
• Contribuir a elevar el nivel de eficiencia individual y rendimiento colectivo.
• Apoyar en la preparación de personal calificado, acorde con los objetivos y requerimientos de la organización.
Si los objetivos, tanto generales como específicos, no están claramente definidos, no existe una orientación sólida para con las personas participantes, ni tampoco con el material de apoyo, contenido, así como los métodos y técnicas de instrucción. Por otra parte, se mide el éxito o alcance de enseñanza y estimulan el logro de las actividades de las personas participantes.
Los contenidos del programa de capacitación principalmente deben estar orientados a satisfacer las necesidades detectadas, así como a las unidades que integran el mismo y relacionados principalmente al logro de los objetivos que se plantean para determinar los contenidos. Este se estructura con el conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes de las personas participantes que deben adquirir, dominar y aplicar como resultado de su formación. Se debe tomar en cuenta para estructurar el contenido la selección y la organización. Con respecto a la selección de contenidos, se pueden orientar a distintas categorías como por ejemplo la claridad y el grado de profundidad fundamentalmente para su comprensión. Además, que este contenido sea funcional, útil y práctico para las personas participantes y que lo pongan en práctica.
Algunas sugerencias con respecto a los contenidos del programa son las siguientes:
• Jerarquizar los contenidos con base en la importancia.
• No abarque demasiado material en poco tiempo; es mejor cubrir poco en un tiempo adecuado y lograr que la gente domine el mismo, que saturarles mucho y que no entiendan.
• Sea creativo al desarrollar los contenidos del programa, para que las personas participantes cuenten con un adecuado proceso de enseñanza-aprendizaje.
Fundamentalmente se basan en las técnicas de instrucción ya sean individuales o grupales, las cuales facilitan y contribuyen a hacer más efectivo el proceso de enseñanza- aprendizaje.
Dichas técnicas tienen relación directa con los objetivos de aprendizaje, características de la población meta, dominio por parte de la persona facilitadora con relación en la técnica seleccionada, así como el espacio físico y los materiales de apoyo.
Ejemplo:
Con respecto a los materiales de enseñanza, también conocidos como recursos didácticos, son materiales que apoyan y facilitan el proceso de enseñanza-aprendizaje y son recursos complementarios al programa de capacitación. Los mismos facilitan, estimulan el conocimiento y optimizan el proceso de instrucción, con el fin de lograr un programa de capacitación exitoso; además, facilitan la percepción y comprensión del conocimiento, ya que ilustran los contenidos que se desarrollan dentro del aula y la clasificación de dichos recursos didácticos, como por ejemplo:
• Recursos utilizados para la percepción de la información:
Es un aspecto fundamental en el éxito de la ejecución del programa de capacitación, ya que dependerá del interés, esfuerzo y entrenamiento de las personas facilitadoras, pero sobre todo el criterio de selección de estas personas, así como el cumplimiento de los objetivos planteados.
Las personas docentes deberán reunir ciertas cualidades personales, como por ejemplo: facilidad para las relaciones humanas, motivar a las personas participantes, razonamiento, capacidades didácticas, facilidad a la hora de exponer un tema, manejo de grupo, toma de decisiones, capacidad de análisis, critica, además del conocimiento de la especialidad.
Las personas facilitadoras podrán ser seleccionadas dependiendo de los puntos anteriores, ya que deben conocer a la perfección las responsabilidades de la función que desempeñan y estar dispuestos a asumir nuevos retos, como se dice: “la tarea de la persona facilitadora, no es tarea fácil, ya que implica sacrificios”. Cuanto mayor sea el grado de conocimiento de la persona facilitadora, mejor desempeñará su función.
La calidad influye de manera sustancial en el comportamiento de las personas participantes, así como en los resultados del programa de capacitación, es decir, que los mejores resultados se obtienen con una selección adecuada de las personas participantes, en función del contenido y objetivos de la capacitación.
Para que se obtengan resultados exitosos, es importante que los grupos participantes sean heterogéneos, tengan mismo interés, objetivos, necesidades de capacitación, trabajen en grupo, que estén motivados y cuenten con una persona líder. Las personas participantes deben comportarse adecuadamente para que asimilen la mayor cantidad de contenidos y así lo pongan en práctica en el desempeño de sus labores. La selección de las personas participantes es un paso importante y determinante sobre todo en el programa de capacitación para que logren y trabajen sobre un objetivo en común.
Las herramientas son aquellos medios didácticos con los cuales cuenta la persona facilitadora y son aplicados durante el desarrollo del programa de capacitación para alcanzar con éxito los conocimientos e información. La persona o equipo de personas expertas responsables de ejecutar la capacitación debe tener presente los aspectos:
La capacitación debe incluir a la mayoría del personal de la organización, independientemente del nivel jerárquico y funciones. Su mantenimiento implica esfuerzo y entusiasmo; algunos consideran la capacitación como un gasto y otros como una inversión a la hora de asignar recursos económicos en el corto o mediano plazo.
Se puede considerar como un gasto, ya que no agrega valor, se invierte tiempo en realizar alguna actividad y al final regresan una vez finalizada la capacitación a sus puestos en iguales condiciones, o en algunas ocasiones disminuyen su desempeño.
Además, es un gasto si se realiza de manera inadecuada y se carece de un verdadero diagnóstico de necesidades de capacitación, puesto que se invierte mucho dinero en cosas que no se necesitan.
La capacitación se puede medir a través del cálculo en el rendimiento de las inversiones y del período de recuperación, así como otros indicadores relacionados con los objetivos de capacitación, según Jack Phillips, matemático que desarrolló una metodología para calcular el rendimiento ROI (‘Retorno de la Inversión de la Capacitación’), el cual se debe calcular en función de los beneficios que logra una empresa para capacitar al talento humano; es decir, se basa en la rentabilidad obtenida por el dinero invertido en una acción formativa, y los beneficios económicos que puede obtener la empresa se miden por el volumen de producción, costes y tiempos.
El resultado del plan de capacitación es la evaluación de un proceso continuo que permite conocer en qué medida se han logrado cumplir los objetivos establecidos para satisfacer las necesidades determinadas en el planeamiento.
Al principio, es ventajoso realizar un examen inicial (diagnóstico) para determinar el nivel de habilidad y conocimiento de cada una de las personas participantes, y para recibir información de lo que esperan aprender y si se han satisfecho las necesidades de las personas involucradas.
Se puede evaluar tanto el programa como las personas participantes. Para conocer los logros, así como las deficiencias y corregirlas, dentro de las recomendaciones es importante medir la reacción o impacto que generó, el aprendizaje para determinar en cuánto se incrementaron los conocimientos, habilidades y destrezas, así como las actitudes para conocer la modificación de la conducta o comportamiento, y finalmente los resultados para saber si la organización ha mejorado.
La evaluación puede hacerse en tres etapas:
En este paso de la evaluación, es importante cuidar y tener presentes los siguientes aspectos:
• Organizar en una secuencia lógica y didáctica los contenido.s
• Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarán.
• Sensibilizar a las personas participantes con respecto a los objetivos y contenidos, entre otros.
• Motivar e involucrar a las personas participantes
• Establecer una buena comunicación con las personas participantes
• Vigilar el desarrollo del plan de capacitación para realizar los ajustes necesarios
Finalmente, se hace necesario efectuar el seguimiento, tanto del plan como a las personas participantes, para garantizar el efecto multiplicador y obtener información para efecto de posibles reajustes
No es fácil medir con precisión los resultados; la evaluación puede conllevar dos aspectos: desde el punto de vista de la organización, en cuánto mejoró sus niveles de productividad y rendimiento económico, y desde el punto de vista de la persona trabajadora, con respecto al logro de la eficiencia y perspectivas de desarrollo personal, con el propósito de verificar el cumplimiento de los objetivos, comparado con el desempeño antes y después de la capacitación, rendimiento y productividad del grupo capacitado con el grupo no capacitado, así como la tasa de error antes y después, ausentismos, entre otros factores o detalles.
Tema - Nombre de la persona capacitadora
Número de personas participantes - Dependencias a participar
Período o fecha de la capacitación - Objetivo general de la capacitación
Actualmente, el tema ‘sostenibilidad ambiental’ juega un papel preponderante en cualquier campo de la empresa y especialmente en la elaboración y ejecución del plan de capacitación; además, se debe crear conciencia, estimulación de valores y comportamientos que favorezcan la participación efectiva de las personas participantes en dicho proceso.
Dentro de las actividades planificadas del plan de capacitación, se deben promover cursos, talleres, seminarios (entre otros), con temas encaminados hacia la protección ambiental, sostenibilidad y cambios en la cultura ciudadana, relacionados fundamentalmente con el uso racional y eficiente de energía, con el fin de evitar o racionalizar el impacto del despilfarro energético y recursos como el papel.
Es importante que todas las personas adquiramos conciencia y el compromiso de proteger el medio ambiente, haciendo énfasis en el uso responsable de los recursos naturales, bajo la perspectiva de un desarrollo sostenible adecuado y la aplicación de los siguientes puntos:
• Elaborar planes de gestión ambiental dentro de la organización
• Realizar seguimiento a los proyectos ambientales dentro del plan de capacitación
• Sensibilizar al talento humano, sobre las buenas prácticas ambientales.
• Impartir acciones de formación, sensibilización y motivación sobre sostenibilidad y protección ambiental.
Con base en el punto anterior, todas las personas que se encuentren involucradas de una u otra manera en la participación, organización y ejecución del plan de capacitación deben ser responsables para el cumplimiento de los objetivos y fundamentalmente atender las necesidades de capacitación, pero esta responsabilidad es compartida independientemente de los niveles jerárquicos que participan de manera directa o indirecta.
La capacitación es responsabilidad de la administración, recursos humanos, gerencias, jefaturas, supervisores(as), entre otros, ya que las actividades que se plasman son la base y el apoyo en la gestión. Es una oportunidad para fortalecer las competencias de todas las personas colaboradoras de la organización, y ser responsables para obtener la gestión del conocimiento como una expectativa real en el ‘día a día’ de cada uno de los cargos en la empresa, y tendrá como principales responsabilidades las siguientes:
• Aprobar el plan de capacitación propuesto por la gerencia de formación
• Definir el mecanismo para suministrar los resultados del diagnóstico de necesidades de capacitación
• Establecer los indicadores de gestión y los resultados del proceso de capacitación
• Generar y definir las políticas de capacitación de la organización
• Asignar los recursos necesarios para el desarrollo del plan de capacitación
• Brindar el informe del plan de capacitación para las recomendaciones pertinentes
• Gestionar los recursos requeridos para que las acciones de capacitación lleguen al mayor número de personas colaboradoras
• Promover la implementación de metodologías y tecnologías que consoliden dicho proceso ajustado a la realidad y necesidad de la empresa.