Continuando con el objetivo de aprendizaje planteado en el recurso didáctico anterior, es momento de que conozcamos respecto a la ‘Declaración de utilidad pública’ y la ‘Reunión’, los cuales son parte de los procedimientos que requiere cumplir una ASADA para funcionar según las normativas legales vigentes en nuestro país.
Fortalecimiento Organizacional para ASADAS
http://www.pgrweb.go.cr/scij/Busqueda/Normativa/Normas/nrm_norma.aspx?param1=NRM&nValor1=1&nValor2=32135&nValor3=92927&strTipM=VS
Derechos arancelarios
Impuesto de ventas
Impuesto de renta
Impuesto selectivo de consumo
Impuesto territorial
Impuesto a la propiedad de vehículos
Para obtener la Declaratoria de utilidad pública se debe acatar lo que estipula el Reglamento de la Ley de Asociaciones, el cual establece los procedimientos para tramitarla; estos se mencionan a continuación:
“Artículo 28.- Requisitos para solicitar la declaratoria de utilidad pública. Deberá presentarse una solicitud formal y razonada en la que de forma idónea se acrediten los siguientes requisitos”
Haga clic aquí para conocerlos
Toda organización busca constantemente ser más eficiente en su labor, por lo cual indaga los medios para maximizar sus recursos, valiéndose de las habilidades del recurso más importante que es el humano. Las características, las capacidades y las formas de actuar de las mismas tienen un gran efecto en los resultados de las decisiones tomadas en la organización.
Un elemento que promueve el desarrollo de la organización son las reuniones planteadas por la administración y personas encargadas de los distintos niveles de la misma, para discutir y resolver situaciones de importancia para la organización. De ahí la importancia de realizarlas de la mejor manera, para alcanzar los objetivos planteados con la convocación de la reunión.
Los autores Federico Gan y Jaume Triginé (2012, p. 406-410) advierten que “una reunión empieza en realidad a ser útil o inútil en la convocatoria”; por lo tanto, resulta importante responder algunas interrogantes antes de plantear la convocatoria; a saber: ¿cuáles son los objetivos de la reunión? ¿Quiénes van a participar? ¿Las personas participantes deben preparar algo de forma previa? ¿Que se hará en la reunión: informar, valorar, decidir?; entre otras.
Haga clic aquí para descargar un documento que detalla los aspectos que se pueden considerar al preparar una reunión y lo que conlleva incumplir los objetivos de esta.
Son varios los objetivos que se pueden plantear al realizar la convocatoria de una reunión. Haga clic sobre cada tipo de objetivos para conocer la información.
Informativos
Informativos: son para transmitir información y lograr su recepción eficaz.
Valorativos
Valorativos: la necesidad es analizar y valorar de forma colectiva puntos esenciales y proponer alternativas que generen la toma de decisiones o facilitar que otras personas las tomen, esto es creando opciones o alternativas.
Decisorios
Decisorios: la necesidad de estos es tomar decisiones, lo cual se logra a partir de la información que se tiene.
Creativos
Creativos: la necesidad de este tipo de objetivos es crear algo nuevo o renovar algo existente.
Para que una reunión sea efectiva debe existir de forma previa todo un análisis de la importancia con los objetivos claros y el fin concreto de la misma, lo cual induce a la convocatoria. En este sentido, la autora Dolors Muntané (2005, p. 1-8), propone algunas preguntas que deben realizarse para observar el resultado de las reuniones: ¿Se plantean bien las convocatorias? ¿Asiste la gente que se espera o que se convocó? ¿Las personas que asisten tienen capacidad de decisión? ¿Se distingue entre reuniones formales e informales? ¿Cuál es la cultura empresarial? De acuerdo a las respuestas, se puede determinar cuáles son las correcciones que se deben de realizar, para lograr el éxito de las reuniones.
Para llevar a cabo una reunión se deben tener presentes los siguientes elementos. Haga clic sobre cada uno para conocer la información.
Objetivos
Tiempo
Contenidos o temas
Personas convocadas
Los objetivos de la reunión:
Estos deben ser planteados de previo; y en función de las responsabilidades compartidas por las personas asistentes, estos podrán ser conseguidos por:
a) Los medios de que se dispone, sean estos materiales o económicos.
b) El tiempo: es clave saber cuánto es el tiempo necesario para cumplir con los objetivos.
c) Las personas, quienes son clave para el logro de los objetivos.
El tiempo es un elemento muy importante, saber de cuánto se dispone para que la reunión sea efectiva, para que esta no se vuelva aburrida y poco aprovechable. El tiempo de la reunión se verá condicionado por varios aspectos, dentro de ellos tenemos:
a) Los contenidos que se van a tratar en la reunión.
b) El lugar donde se ha convocado a las personas: esto influye en el traslado de las mismas.
c) El método de la reunión y el protocolo a utilizar.
d) Los pactos preestablecidos para llegar a un consenso.
e) El momento: es esencial para que asista la mayor cantidad de personas, si la reunión es de trabajo y que se realice en horario laboral o fuera de él, y que sea de interés para las personas convocadas.
Los contenidos o temas a tratar, esto sería lo que se denomina el orden del día, los cuales estarán en función de:
a) Los objetivos
b) Los aportes de las personas
c) El lenguaje a utilizar: este sería de acuerdo al conocimiento de las personas que han sido convocadas.
Las personas convocadas: con esto se determina la homogeneidad en cuanto a su procedencia, intereses y personalidades, así como su rol laboral individual, en función del cual ha sido convocada la persona.
En este tema, la autora Dolors Muntané (2005) define protocolo como “la metodología que ha de seguir cualquier evento público o del que haya de quedar una constancia” (p.11). Seguidamente, menciona la importancia de establecer que toda reunión va a dar inicio con el proceso de convocatoria a la misma, siendo esta una reunión formal o informal, tal como se explicó en apartados anteriores.
Se debe recordar que esta dependerá de aspectos como los objetivos y contenidos de la misma, la cultura empresarial y la estrategia diseñada. Es importante aclarar que si la reunión es informal, las personas no se sienten obligadas a asistir, puesto que no está ligada laboralmente; no obstante, si la convocatoria es formal, tanto en el texto de la convocatoria, como en el método de hacerla llegar a las personas, se garantizará su presencia.
La misma autora menciona que el protocolo condiciona la forma o desarrollo de la reunión, el contenido en cuanto al lenguaje, la convocatoria y el medio utilizado para solicitarla.
Es indispensable determinar cuáles son los aspectos que se deben tomar en cuenta para realizar una convocatoria y cuáles son los medios para enviarla.
Realizar una convocatoria
Medios para enviar una convocatoria
Aspectos para realizar la convocatoria:
Un saludo y una introducción explicativa
Un orden del día
Una solicitud de asistencia justificada en función de la persona y su rol
Una fecha bien visible
Un lugar bien visible
Una hora bien visible
Una despedida
Medios para enviar una convocatoria:
Por correo certificado en convocatoria formal.
Por correo normal, si la convocatoria es informal.
Por correo electrónico sin respuesta obligada, si no es formal.
Por correo electrónico con respuesta obligada, si es formal.
Con mensajero con firma de ‘Recibido’ si es formal.
Telefónicamente, si es informal.
Por fax, con petición de respuesta si es formal (p. 9-11).
En resumen, de lo anterior se desprende que el protocolo aplica para todo evento que comprometa a personas y debe quedar registrado que se efectuó; en algunos casos, es el notario quien da fe, sino el(la) secretario(a) quien actúa como tal, redactando el acta.
Toda reunión debe ser guiada por un orden protocolario, el cual abarca todos los espacios; a saber:
Protocolo de convocatoria
Protocolo de envío de la misma
Protocolo de desarrollo de la reunión, el cual comprende recepción de las personas, inscripción y desarrollo de la reunión.
Protocolo para la redacción del acta y lo que de ella se derive
Aunado a los temas tratados anteriormente, los autores Enrique Yacuzzi y Mauricio Naiberger (2009, p.2), abordan las funciones y los principios de la reunión; para ellos las funciones sirven mejor que otros medios utilizados en el proceso de comunicación.
Algunas de estas funciones y principios los analizaremos a continuación; sin embargo, si desea conocer más enunciados...
Haga clic aquí y descárguelos
Reúnase solo si es necesario, excepto cuando las reuniones tengan una programación fija.
Toda reunión debe tener objetivos claros.
Invite a todas las personas interesadas en el tema de la reunión.
Principios
La reunión define el equipo, el grupo o la unidad; esto es: el que está pertenece a ellos; el que no, no pertenece.
En la reunión el grupo trabaja sobre los conocimientos del grupo, los revisa, los actualiza y los acrecienta. Esto permitiría obtener mejores ideas, planes y decisiones que lo que se obtendría de personas aisladas.
La reunión contribuye a que las personas participantes entiendan el objetivo general del equipo, y la forma en que los aportes de cada persona ayudan al logro del mismo.
Funciones
Hemos llegado al final de este recurso didáctico.
Esperamos que los temas hayan quedado claros y aporten en su proceso de formación.
En caso de presentarse alguna duda o consulta acuda a su docente, quien con gusto le atenderá.
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