Fortalecimiento Organizacional para ASADAS

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En los siguientes recursos didácticos nos hemos planteado como objetivo de aprendizaje dar a conocer cuáles son los procedimientos que requiere cumplir una ASADA para funcionar según las normativas legales vigentes en nuestro país.

 

Para comenzar, es indispensable que toda organización detalle la información que maneja, ya que esto permite ordenar, registrar y evidenciar las actividades o acciones que se generen; es por ello que primero abordaremos el tema ‘Libros legales’.

“La organización vence al tiempo”.

Juan Domingo Perón

Libros legales

Todas las organizaciones buscan mejorar constantemente y maximizar los recursos que, en muchas ocasiones, son escasos. Para ello, necesitan que todas las actividades sean eficientes, tomar las decisiones en el momento y lugar oportuno. Para lograr lo anterior, la organización debe realizar los procedimientos requeridos por las diferentes instancias, tanto internas como externas.

 

En este sentido, la organización debe detallar la información en una serie de libros que le permitan ordenar, registrar y evidenciar las actividades comunes de la misma. Estos libros le son solicitados por instancias externas durante el año, de modo que justifique legalmente su funcionamiento y la información en ellos contenida. También es de gran importancia hacia lo interno, puesto que en sus anotaciones se reflejan los acontecimientos administrativo-financieros de la organización.

 

Para estar al día con la legislación actual, las organizaciones deben llevar los siguientes libros:

 

A continuación, detallaremos la información sobre cada uno de ellos.

Libro de Actas de Asamblea General

En este apartado es importante establecer que toda organización debe poseer una estructura básica para poder funcionar, así lo presentan los autores (Calvo et al., 1990). Por ello, la asociación tiene como máximo órgano la Asamblea general, la cual está conformada en su totalidad por las personas asociadas. Existen tres tipos de asamblea general; a saber:

 

• Asamblea general constitutiva

• Asamblea general ordinaria

• Asamblea general extraordinaria

Libro de Actas de Asamblea general

Asamblea general constitutiva

Esta se lleva a cabo solo una vez en la vida de la asociación, con el fin de aprobar los estatutos. Además, es nombrada la primera Junta Directiva y Fiscalía, para finalmente levantar un acta que es requisito indispensable para iniciar los trámites de inscripción de la asociación.

Libro de Actas de Asamblea General

Asamblea general ordinaria

Entre sus principales funciones está el convocar a la reunión anual en la fecha que corresponde, tal como se menciona en el documento normativo del AyA (2008, p.18): “si la Asamblea Constitutiva se realizó en la primera quincena del mes, entonces las asambleas ordinarias se seguirán celebrando cada año, en la primera quincena del mismo mes en que se celebró la constitución”; adicionalmente, en este mismo documento se menciona que este tipo de asambleas puede realizarse de forma ordinaria a medio período del año, la cual tendría como fin la presentación de informes de Presidencia, Tesorería y Fiscalía.

La Asamblea general ordinaria de término de período tiene como finalidad elegir o reelegir a las personas integrantes de la Junta Directiva y Fiscalía; consecuentemente, a partir de la constitución, las asambleas ordinarias se seguirán celebrando cada vez que la asociación cumpla años. Es importante tener presente que, si la asamblea ordinaria no se lleva a cabo en los tres meses posteriores a su realización, el Registro Público tendrá por extinguida la asociación para todo efecto legal.

 

Para formar parte de la Junta Directiva se debe ser la persona propietaria del terreno donde está instalada la prevista (AyA, 2008).

Libro de Actas de Asamblea general

Asamblea general extraordinaria

Debe celebrarse cada vez que la Junta Directiva la convoque, lo solicite al menos la tercera parte del total de las personas asociadas, o bien cuando la Fiscalía lo considere necesario (AyA, 2008).

A su vez, el(la) secretario(a) debe hacer la convocatoria, por medio de invitación circulada al menos ocho días naturales antes de su celebración.

Esta asamblea se considera constituida en primera convocatoria cuando se encuentren presentes la mitad más uno de las personas asociadas. De no presentarse el mínimo indicado, se reunirá en segunda convocatoria, una hora después, con el número de personas asociadas presentes, que en ningún caso podrá ser menor a los puestos elegibles en los órganos de la asociación, esto según los “Estatutos de la ASADA-AyA”.

Los asuntos se aprobarán por mayoría simple, excepto en los casos que por ley o estatuto se establezca que se aprueba con el voto de las dos terceras partes de las personas asociadas.

El libro de actas es un libro que, para ser legalizado, su trámite se realiza en el Registro de asociaciones del Registro Público (art. 22, Ley 218, 2001). En este documento, se transcriben las actas de asambleas tanto las ordinarias como las extraordinarias, se inicia con el acta constitutiva que tendrá el número uno y en lo sucesivo, las actas llevarán una secuencia cronológica. Cabe señalar que solo se transcribe lo tratado en las reuniones de personas asociadas que fueron convocadas a asamblea y se reunieron cumpliendo el quorum legal.

 

Los estatutos, antes de presentarlos al Registro de Asociaciones para su inscripción, deben someterse primero al conocimiento del AyA.

Libro de Actas de Junta Directiva

Este es un libro en el cual solo se transcribe lo tratado en las reuniones convocadas por la Junta Directiva, o sea, la reunión de presidente(a), vicepresidente(a), secretario(a), tesorero(a) y vocal(vocales). En este se pueden dar también sesiones de Junta Directiva ordinarias, que son las que se realizan normalmente cada quince días (ver el estatuto), en las fechas acordadas por la Junta Directiva; y las sesiones de Junta Directiva extraordinarias, las cuales se realizan fuera de la fecha establecida y en las cuales se tratarán asuntos muy especiales y urgentes. Las actas que se generen de estas sesiones deben estar numeradas, tanto las ordinarias como extraordinarias, y pueden llevar juntas un número consecutivo o por separado, esto sería, un consecutivo para cada una. La persona responsable de este libro es el(la) secretario(a).

Libro de registro de personas asociadas

Este es un libro que se utiliza para llevar al día el registro de personas afiliadas a la asociación, tanto las que ingresan como las que salen por renuncia, expulsión o fallecimiento. Este se debe mantener actualizado, para verificar la lista de las personas asociadas que tienen derecho a votar en las asambleas.

 

Debe contener los siguientes datos: nombre de la persona asociada, número de cédula, dirección exacta, número de teléfono, fecha de ingreso, amonestaciones o sanciones, reconocimientos y fecha de salida. Es importante recordar que la persona responsable de este libro es quien ocupa la Secretaría.

Según lo establece el AyA (2008, p. 20), para afiliarse a una ASADA se debe ser propietario(a), beneficiario(a) del servicio de agua, presentar los siguientes requisitos, inscribirse en el registro de personas afiliadas y ser presentado en Asamblea:

 

• Boleta de afiliación emitida por la Junta Directiva, mínimo 8 días antes de la asamblea.

• Recomendaciones de dos personas afiliadas, las cuales pueden ser emitidas por integrantes de la Junta Directiva.

• Demostrar que es el(la) dueño(a) de la propiedad (fotocopia de plano catastro o escritura pública, certificación registral de la propiedad o del derecho de posesión).

• Fotocopia de la cédula de identidad o residencia

• Estar al día en el pago de agua potable

Procedimientos que se deben realizar a la hora de legalizar los Libros Legales de la organización, así como la renovación de los mismos:

Para tramitar los Libros Legales – Ley 218 -

Legalizar los libros:

Renovar los libros:

  • Quien ocupa la Presidencia hace una carta dirigida al Registro de Asociaciones, solicitando la autorización de los libros. Su firma debe estar autenticada por un(a) abogado(a). Presenta los libros ante el Registro de Asociaciones, con las especies fiscales que le indiquen.
  • El(la) Presidente(a) debe recoger los libros en la fecha que se le indique; de no recogerse en un plazo de 30 días, el Departamento de Asociaciones los destruirá.

Cuando por el uso se agoten los libros de las organización, se debe solicitar la autorización de nuevos libros; el procedimiento es el siguiente:

 

  • Quien ocupa la Presidencia hace una carta dirigida al Registro correspondiente, solicitando la renovación de los libros que estén agotados. Su firma debe estar autenticada por un(a) abogado(a).
  • Presentar el libro que concluye, con el último plano en blanco para su cierre.
  • Presentar el libro nuevo para autorizar, con las especies fiscales que se indiquen.
  • Certificación de contador(a) público(a) autorizado(a), declarando que los registros contables se encuentran al día.
  • El(la) Presidente(la) debe recoger los libros en la fecha que se le indique.

Cuando se vayan a reponer los libros, ya sea por pérdida o por extravío, se debe tomar en cuenta lo siguiente. Haga clic sobre cada botón, para conocer la información:

Cuando se vaya a realizar alguna modificación a los estatutos se procede a convocar una Asamblea Extraordinaria. El acta de esta asamblea debe ser protocolizada por un(a) abogado(a) y presentado el Registro correspondiente, para su consideración. Si a criterio del Registro la modificación está dentro de la Ley 218, la modificación se aprueba.

Hemos llegado al final de este recurso didáctico. Esperamos que los temas hayan quedado claros y aporten en su proceso de formación. En caso de presentarse alguna duda o consulta, acuda a su docente, quien con gusto le atenderá.

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