Fortalecimiento Organizacional para ASADAS
Un estado psicológico favorable de ambas partes, el cual permita una buena audición, atención e intercambio de ideas.
Buena motivación que facilite la comunicación
Debe darse en la ocasión apropiada
El lugar donde se dé debe ser el mejor
El contexto se refiere a la armonía que debe haber entre un término o gesto y el resto del mensaje.
Cualquier gesto, ademán o expresión física debe ser complementario a la efectividad de la comunicación.
Para la efectividad de la comunicación escrita, la misma debe ser legible y clara en su mensaje.
Las personas emisora y receptora deben desarrollar empatía para que la comunicación sea efectiva (la empatía permite adivinar las actitudes, preferencias o reacciones frente a un estímulo o mensaje).
“La empatía resulta ser la posibilidad que tienen las personas para reconocer en el comportamiento de los otros y anticipar o adivinar sus actitudes o reacciones frente a una situación dada, asumiendo una postura solidaria y comprensiva ante la persona”.
Demóstenes Rojas
El presente recurso tiene como propósito explicar mediante el desarrollo de varios temas, aspectos que deben estar presentes en una organización, los cuales permitan la cohesión entre los miembros de la asociación y el cumplimiento de objetivos y metas en las ASADAS.
Para iniciar analizaremos el tema de ‘Comunicación’.
Continuemos…
Algunos de los problemas más frecuentes de la comunicación que plantea Demóstenes son aquellos en los cuales no se alcanza comunicar lo deseado de manera efectiva, y se enumeran seguidamente:
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Generalización
Esta se refiere a aquella persona que generaliza tanto positiva como negativamente; por ejemplo: “los jóvenes de hoy solo buscan la droga”.
Autoritarismo
Aquella persona acostumbrada a mandar; por ejemplo: “tienes que hacer… o debes hacer…”.
Intransigencia
Son las personas que solo aceptan sus verdades, y tratan de imponer sus ideas, gustos y preferencias.
Chisme
Es el que provoca la indisposición de unas personas con otras.
Insulto directo
Este es el final de la comunicación racional.
Parcialidad
La comunicación se ve afectada cuando el mensaje sale parcializado; por ejemplo un jefe que elogia solo a una persona de su grupo.
Incredulidad
Esta responde a aquellas personas que no creen cuando la información es oral; para evitar esto se puede utilizar el mensaje escrito.
A continuación veremos otros puntos de vista respecto a la comunicación por parte de los siguientes autores.
Haga clic sobre cada uno de ellos para conocer la información.
Leonardo Sayago (2009)
“La comunicación juega un papel importante en las relaciones interpersonales de la organización, porque a medida que los trabajadores conocen su empresa y son conscientes de sus capacidades, intercambian experiencias que contribuyen al logro de los objetivos trazados por la organización”
(2009, p.12).
A partir de esta conceptualización establece que el objetivo de las relaciones interpersonales es darle un verdadero beneficio al (a la) empleado(a), lo cual genera una relación de amistad, compañerismo, poder, compañía, permitiendo la disminución de estrés y que al final éste sienta que existe una relación de respeto y comprensión entre jefes y empleados(as).
Ignacio de la Cruz (2014)
En este mismo contexto del autor anterior, menciona que “la comunicación es un proceso complejo marcado por muchos factores (cultura, cercanía de los interlocutores, estados de ánimo...), en el que a pesar de haber diferencias entre las distintas personas, existen elementos comunes que son los que permiten que se dé el proceso comunicativo” (p.20).
“La única forma de comunicar con claridad es haciendo coincidir los mensajes verbales y no verbales”.
Comunicación organizacional
Es evidente que en toda organización la comunicación juega un papel preponderante. De ella surgen todas las acciones que buscan el cumplimiento de objetivos propuestos, tales como: asignación de tareas, establecimiento de compromisos, interpretación de comportamientos, análisis y planificación de estrategias, metas individuales y grupales, entre otras. De acuerdo con este planteamiento, el autor Leonardo Sayago (2009), dice que “las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales” (p.4).
A su vez, Sayago plantea que la comunicación organizacional es:
“Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos” (2009, p.4)
“Sé que crees que entiendes lo que piensas que dije, pero no estoy seguro de si te das cuenta de que lo que oíste no es lo que yo quería decir” (N. Stanton, p.29)
De acuerdo a lo anterior, el autor enfoca la comunicación organizacional desde cinco perspectivas:
Comunicación interna
Es toda actividad que se lleva a cabo en la organización, para mantener las buenas relaciones entre sus integrantes, a través de la circulación de mensajes, enviados por los diferentes medios. Dentro de ella tenemos la comunicación formal (canales establecidos por donde circula el flujo de información, relativo al trabajo) y la comunicación informal (comunicación basada en interrelaciones espontáneas; puede tener relación o no con las actividades de la institución); la comunicación formal e informal son complemento una de la otra, y están relacionadas entre sí para el mejoramiento continuo de la organización en el ámbito de las comunicaciones.
Comunicación externa
Relaciones públicas
Es toda aquella comunicación dirigida al público externo, para mantener o perfeccionar las relaciones públicas, con el fin de proyectar mejor su imagen.
Son las diferentes actividades y programas de comunicación que se crean para sostener las buenas relaciones con los diferentes públicos que forman la organización.
Publicidad institucional
Se considera como una herramienta de las relaciones públicas, ya que trae a la memoria en el público una imagen favorable de la organización (p.10-11).
A su vez, Sayago señala que la comunicación organizacional puede ser entendida también como “el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre esta y su medio” (2009, p.10).
Haga clic sobre las formas de transmitir estos mensajes:
Comunicación escrita
Esta es clara, precisa, completa y correcta; dentro de ella tenemos: la carta, el memorando, las carteleras, las revistas, el periódico y los boletines.
Comunicación masiva
Es la comunicación permanente que genera mensajes y noticias de manera específica, coherente, directa y sincera, para el público interno y externo; podemos mencionar los siguientes tipos: la entrevista, las reuniones, el circuito cerrado de televisión y la radio.
A continuación ponemos a disposición un documento que complementa el tema “Comunicación organización”
Haga clic aquí para descargarlo
En él se menciona a la autora Adela de Castro quién indica que la comunicación organizacional formal presenta varios tipos, los cuales estudiaremos a continuación:
La comunicación visual
La comunicación visual: transmite todo tipo de información a nuestro alrededor, le muestra a la persona interlocutora aspectos como estado de ánimo, actitud, confianza, gustos, seguridad, manejo del tema, entre otros.
La comunicación corporal y gestual
La comunicación corporal y gestual: en ella se refleja la postura corporal y los gestos del rostro; en el siguiente cuadro se presentan algunos tipos de comunicación a través de los gestos.
La comunicación oral
La comunicación oral: este tipo de comunicación presenta una riqueza en la información que no la da la escrita; se puede entender mucho, por ejemplo, con el tono de la voz y los silencios, gestos de la cara, entre otros. Dentro de los tipos de comunicación oral formal se presentan: las reuniones de trabajo, la presentación de informes, las juntas y las videoconferencias.
La comunicación oral
La comunicación escrita: es un tipo de comunicación que deja evidencia de actividades realizadas, es útil para establecer y normalizar las políticas de la empresa, así como para evitar malos entendidos. Según lo menciona Castro, algunos medios de comunicación escrita usados son el correo electrónico, el informe, plantillas institucionales en Power Point, Prezi, entre otras. También, como parte de los medios comunes en la actualidad se tienen los mensajes instantáneos, comunicación que llega a afectar diversos ámbitos de la vida organizacional si no se tiene el debido control, tal es en el caso de las reuniones de la organización; sin embargo, es un medio efectivo y ágil.
El autor Stanton, menciona que las organizaciones que ambicionan mejorar las comunicaciones, presentan dos características particulares.
La “imagen”
La “responsabilidad”
La “imagen”, y el autor agrega que “la organización es una entidad dotada de personalidad a los ojos de las personas que entran en contacto con ella” (Stanton, sf, p.65).
De acuerdo con este planteamiento, es común escuchar frases como: va para adelante, está anticuada, no tiene futuro, etc. Estas expresiones son parte de la imagen que las personas se trazan de una organización, y para el autor existe una desventaja al ver a la organización como una entidad no humana, aparte de las personas que la componen, puesto que se aleja de la responsabilidad individual y de la influencia de cada uno en la organización.
En segundo término, se establece la “responsabilidad" de la organización”, que para el autor es aquella información recibida por la organización proveniente del entorno y ante la cual se debe reaccionar apropiadamente, ya que, de no ser así, existe la probabilidad de fracasar como organización. Esta información es recibida por las diferentes personas en cada sección o departamento y la transmiten a la administración para la toma de decisiones.
Para la autora Ruth Pacheco, “la comunicación organizacional es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes, que implica personas, sus actitudes, sus sentimientos y sus relaciones” (2005, p.72-73).
Establece que, para que se dé una adecuada comunicación organizacional, se deben poseer unas competencias claves o básicas, las cuales son el “conjunto de comportamientos que expresan las habilidades psicosociales de liderazgo, trabajo en equipo y manejo y resolución de conflictos, que una persona desarrolla en el ejercicio de un papel, una tarea o una función cualquiera sea su ámbito de actividad”.
Las competencias claves o básicas para lograr una comunicación efectiva en la organización son:
Un liderazgo dirigido al logro de los objetivos organizacionales, en un clima de mejoramiento de la calidad del trabajo y sus condiciones.
La capacidad de estimular el trabajo en equipo.
La habilidad para manejar asertivamente los conflictos.
(p.75)
Por otro lado, el autor Leonardo Sayago establece dos definiciones de la comunicación organizacional: la primera plantea que “es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización y entre esta y su medio”; la segunda: es un “conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio, o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos” (2009, p.8-9).
La comunicación organizacional se divide en interna y externa; la primera dirigida a las personas integrantes de la organización y la segunda a las relaciones públicas externas.
El autor finlandés Alberg afirma que “toda actividad de la comunicación dentro de una organización debe estar integrada para poder alcanzar los objetivos y metas dentro de la organización”.
Según este autor, la comunicación tiene cuatro funciones dentro de la organización:
(1) “apoyar las operaciones centrales internas y externas” (regular)
(2) “definir a la organización y orientación del producto” (persuadir)
(3) “informar al público interno y externo” (informar)
(4) “socializar a los individuos en la organización” (integrar)
Citado en Trelles (2000)
Comunicación asertiva
De acuerdo a la autora Adela de Castro (2014), todo proceso de comunicación se ve afectado por dos elementos fundamentales: la autoestima y la asertividad, siendo el primero el “conjunto de percepciones, sentimientos, autoevaluaciones y comportamientos que cada uno tiene” (p.23); “es una fuerza interna que centra y organiza los procesos individuales como el amor propio, la querencia y el respeto por los demás”. De acuerdo a esto se puede decir que si se aplica la autoestima se es congruente y sincero en la comunicación con uno mismo y con los demás.
En segundo término, la comunicación asertiva sería el otro elemento que la autora define como “la respuesta oportuna y directa, que respeta la posición propia y la de los demás, que es honesta y mesurada para con los involucrados, aunque sin rasgos de agresividad para con los demás” (p.24)
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La autora De Castro presenta una herramienta de evaluación que permite identificar la forma en que se está comunicando dentro de las organizaciones (ver el material didáctico, p.64).
A partir de la herramienta explica los posibles resultados del test, presentando cada uno características muy particulares que se expresan a continuación (p.29):
1. Comportamiento coercitivo directo: se considera una persona agresiva
2. Comportamiento coercitivo indirecto: se considera una persona pasivo/agresiva
3. Comportamiento no coercitivo indirecto: se considera una persona pasiva
4. Comportamiento no coercitivo directo: se considera una persona asertiva
Para conocer los rasgos que genero cada una de las características antes mencionadas
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Comportamientos comunicativos en la empresa
Agresivo, sus intereses son primero, actúa de acuerdo a impulsos.
Conducta: Usa “usted” o “usted debería”
Consecuencias: Relaciones insalubres
Asertivo, defiende los derechos personales respetando los derechos ajenos
Conducta: Usa contacto visual directo
Consecuencias: Fuerte autoestima
Pasivo-agresivo, parece que coloca a los demás primero.
Conducta: Usa tono sarcástico a menudo para humillar
Consecuencias: Emociones sin resolver
Pasivo, los derechos de los demás son más importantes que los propios y su actuar se debe a otros.
Conducta: Evade el conflicto y la confrontación
Consecuencias: Baja autoestima
El esquema anterior nos muestra que en el proceso de comunicación se puede reaccionar de diferente manera, según formas de conducta y de personalidad. Presione cada tipo de comportamientos señalados y conozca una de sus características particulares, su conducta y las consecuencias.
Para conocer más sobre los tipos de comportamientos analizados, haga clic aquí.
Hemos llegado al final de este recurso didáctico, esperamos que el tema haya quedado claro y aporten en su proceso de formación, en caso de presentarse alguna duda o consulta, acuda a su docente quién con gusto le atenderá.