Documentación: procedimientos y registros en un Servicio de alimentación
| Sitio: | Centro Virtual de Diseño y Desarrollo - INA-PIDTE |
| Curso: | Material de apoyo - Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) para Servicios de Alimentación |
| Libro: | Documentación: procedimientos y registros en un Servicio de alimentación |
| Imprimido por: | Invitado |
| Día: | miércoles, 8 de mayo de 2024, 15:14 |
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La documentación se utiliza para estandarizar pasos a seguir, por medio del procedimiento y para control y/o verificación.
Para que la implementación de estos procedimientos sea efectiva, la administración del Servicio de alimentación al público debe:
- Comprometerse en la creación de la documentación
- Entrenar al personal para su aplicación
- Monitorear la implementación
Toda la documentación debe estar estandarizada en cuanto a forma y uso; es decir, que siempre sea el mismo formato y la manera de aplicación.
La existencia de documentación fomenta el orden, facilita el entrenamiento al personal nuevo y ayuda a tomar decisiones acertadas para la administración del servicio de alimentación.
La documentación requiere contar con:
•Encabezado: aplica para el procedimiento y el registro. Ejemplo:
•Detalle: depende de lo que se registra.
•Firma y fecha de revisión: persona que realiza la documentación.
Los procedimientos deben contar con la siguiente información:
- Objetivo: define el propósito.
- Alcance: indica dónde se aplica.
- Definiciones: términos utilizados, cuya comprensión es crítica para la ejecución del procedimiento.
- Responsabilidades: personas encargadas de ejecutar el procedimiento y asegurar que se cumpla.
- Explicación de procedimiento:
- Se detallan las actividades para alcanzar el objetivo. La redacción se hace en tercera persona, sencilla y fluida.
- Instrumentos necesarios para la ejecución del procedimiento
- Frecuencia, es decir, cada cuánto se va a realizar ese procedimiento.
- Responsable de realizarlo.
A su vez, los documentos de procedimientos se dividen en:
Incluye la siguiente información:
- Fecha y hora en que se realiza el control
- Quién realizó esa actividad
- Parámetros (temperatura, concentración, ausencia o presencia de materiales, entre otros). Depende de lo que se esté controlando o verificando.
- Observaciones (si se encuentra algo fuera de lo normal, ya sea positivo o negativo).
La información del registro depende de la empresa y de lo que se controla o verifica. Por ejemplo, para el control de las cámaras de frío, es necesario la medición de temperatura, pero si se realiza control de plagas, este parámetro no aplica.
"Indispensables" quiere decir que dentro del Reglamento de Servicios de alimentación al público se solicita documentación para estas áreas:
1. Limpieza y desinfección.
2. Control de plagas.
3. Manejo de desechos sólidos y líquidos.
4. Abastecimiento de agua.
5. Inspección de cilindro de gas.
6. Control de temperatura.
7. Calibración de termómetros.
Repaso de conceptos
Procedimiento para limpieza y desinfección
Evaluar las necesidades de limpieza: realizar una lista de todas las áreas que se limpian y se desinfectan en el Servicio de alimentación.
Cada área debe cumplir con un procedimiento de limpieza y desinfección específico e independiente.
El procedimiento se puede realizar en forma de cuadro para visualizarlo fácilmente e incluir la siguiente información:
Registro para limpieza y desinfección
Funciona para comprobar quién y en qué momento realizó el plan de limpieza y desinfección.
Ejemplo:
Áreas que requieren de documentación en limpieza y desinfección
IMPORTANTE
El Reglamento de Servicios de alimentación al público indica que es indispensable contar con el procedimiento de limpieza y desinfección del tanque de almacenamiento de agua documentado.
El documento debe incluir:
- Vaciado completo del tanque por válvula de desagüe.
- Cepillar paredes, tapa y fondo, utilizando solo agua sin ningún producto de limpieza.
- Lavado abundante con agua, drenando el agua de lavado por la válvula de desagüe, nunca por la cañería de distribución.
- Aplicar solución desinfectante al tanque siguiendo las instrucciones de la casa fabricante. Este procedimiento debe incluir: frecuencia, productos a utilizar, cómo se realiza, quién lo hace y bajo la supervisión de quién.
El registro debe indicar:
- Fecha de la limpieza y desinfección.
- Productos aplicados.
- Responsable.
- Observaciones.
Procedimiento para control de plagas
Considerar:
- Medidas preventivas (qué hacer para que no aparezcan plagas)
- Qué barreras antiplagas está tomando
- Medidas de combate (en el día a día)
- Medidas correctivas (qué hacer ante la aparición de plagas)
- Lista de plagas frecuentes
- Productos utilizados (adjuntar la ficha técnica)
- *Puede anotarse también cualquier aspecto que se considere necesario, ajustado al Servicio de alimentación*
Registro para control de plagas
En este documento es importante incluir:
- Fumigación: fecha, hora, quién la realizó, qué producto aplicó y observaciones.
- Verificación de trampas: fecha, hora, quién la realizó, trampa con o sin plaga, y en caso de encontrar plaga, anotar en 'Observaciones' el tipo de plaga y cantidad.
- Verificación de “Principios básicos para control de plagas”.
Recordar sobre manejo de desechos:
- Cualquier derrame deberá ser limpiado tan pronto como sea posible, para minimizar la atracción de plagas.
- Es importante que los residuos se recojan, almacenen y eliminen conforme se generen, con el fin de minimizar olores anormales y la posibilidad de contaminar los alimentos o el agua potable.
- Realizar clasificación de los residuos, según se indica en la Estrategia Nacional de Reciclaje. Ver documento, dando clic al siguiente enlace:
- Los contenedores y los equipos que han estado en contacto con residuos se limpian y desinfectan tan pronto como sean eliminados estos.
- Considerar además la Ley para la Gestión Integral de Residuos, N° 8839:
Procedimiento para manejo de residuos
SólidosDebe incluir como mínimo la siguiente información:
- Residuos sólidos esperados (características y cantidades)
- De dónde provienen los residuos
- Manejo interno de los residuos generados
- Cada cuánto se tienen que descartar
- Con qué frecuencia pasa el recolector
- Medidas correctivas: qué sucede si se olvida sacar los residuos al recolector.
- Almacenamiento
- Transporte
- Disposición final
Líquidos
Debe incluir como mínimo la siguiente información:
- Residuos líquidos (características y cantidades)
- De dónde provienen los residuos
- Manejo interno de los residuos generados:
- Drenajes*
- Tuberías*
- Almacenamiento
- Sistema de tratamiento*
- Transporte*
- Disposición final*
Registro para control y manejo de residuos sólidos y líquidos
- Fecha y la hora en que se está realizando el control
- Quién realizó esa actividad
- Parámetros de verificación
- Contenedores limpios, con tapa y en buen estado.
- Residuos colocados en el contenedor correspondiente
- Área de almacenamiento limpia
- Fuera del área de preparación de alimentos
- Observaciones (si se encuentra algo fuera de lo normal, ya sea positivo o negativo).
Procedimiento para abastecimiento de agua
Debe incluir la información en el siguiente enlace:
Registro para control de abastecimiento de agua
Debe incluir:
- Fecha
- Empresa que realizó el análisis microbiológico
- Resumen de datos generados
- Anexar el reporte generado por la empresa
INSPECCIÓN DE CILINDRO DE GAS
El procedimiento debe incluir:
1. Lista de cilindros.
2. Proveedor o posibles proveedores.
3. Mantenimiento de cilindros.
4. Acciones correctivas ante incidencias.
5. Registro de inspección.
CONTROL DE TEMPERATURAS
Pasos para la elaboración de procedimientos:
1. Identificar los equipos relacionados a temperaturas
•Cámaras o equipos de refrigeración y congelación
•Equipos de mantenimiento térmico
•Equipos de desinfección con tratamiento térmico
•Medios de transporte con temperatura controlada
2. Especificar los rangos de temperatura aceptables para todos los equipos.
3. Describir los equipos de medición (termómetros, sondas y registro de datos), y posibles medidas correctivas ante intervalos fuera de los aceptados.
4. Detallar las actividades de comprobación:
•Qué, cómo y dónde se comprueba, frecuencia, personal responsable y manera en que se registran los datos.
CALIBRACIÓN DE TERMÓMETROS
Para que el control de temperatura sea veraz, los termómetros que se utilizan deben estar calibrados.
La calibración se debe realizar como mínimo todos los días, al iniciar las labores.
Se calibran de dos maneras:
1. Inmersión en agua helada.
2. Inmersión en agua hirviendo.
Estos procedimientos son 'adicionales' porque no son solicitados como requisito fundamental en el Reglamento de Servicios de alimentación al público; sin embargo, su elaboración y cumplimiento colaboran enormemente con la calidad y la inocuidad de los alimentos.
Estos son:
Estos son:
- Proveedores.
- Materias primas.
- Trazabilidad.
- Almacenamiento.
- Mantenimiento preventivo de equipos.
- Salud personal.
Proveedores
•Es la garantía de que las personas o entidades vendedoras de las materias primas o insumos son responsables y reconocidas.
•El control de proveedores es uno de los pilares claves para garantizar la inocuidad y calidad en el producto final de los servicios de alimentación.
•Colabora a tener acceso a la materia prima en el momento que el servicio de alimentación necesite.
El programa de aprobación de proveedores sigue los siguientes pasos:
1. Lista de todos los posibles proveedores con datos de identificación (nombre, teléfono, dirección, correo electrónico), registros sanitarios de los productos o permisos de funcionamiento, según lo soliciten las autoridades sanitarias.
2. Especificaciones de compra para cada producto: incluye todas las características de calidad e inocuidad para cada materia prima. Por ejemplo:
•Temperatura de recepción
•Características físicas: color, textura, olor, apariencia, entre otras que el producto amerite.
•Características químicas: pH, presencia de residuos químicos o microorganismos.
•Condiciones de envase y etiquetado
•Transporte
•Documentación del producto, como certificados sanitarios, declaraciones o garantías.
3. Describe acciones preventivas en el caso de incumplimiento de las especificaciones anteriores.
4. Detalla las actividades de comprobación con base en las especificaciones del punto 2.
•Cómo, dónde y cada cuánto se comprueba, quién se encarga y cómo se registran los resultados.
5. Mantener el registro de los datos encontrados.
Materias primas
•El control de las materias primas va de la mano con las personas o entidades proveedoras.
•Se seleccionan las materias primas con las características que necesitamos, para obtener un producto final con calidad e inocuidad.
•Aplicar un buen control en las materias primas disminuye posibles pérdidas por alimentos defectuosos.
Algunas características de selección para materias primas de calidad son:
TRAZABILIDAD
Trazabilidad o rastreabilidad son registros para saber de dónde viene y hacia dónde se dirige un producto.
El control de proveedores y materia prima brinda la oportunidad de encontrar trazabilidad o rastreabilidad de los alimentos producidos en el servicio de alimentación.
En el control de trazabilidad deben describirse los siguientes aspectos:
•Identificar las materias primas (cuándo se recibieron, proveedor y características de la materia prima).
•Identificar los productos finales a los cuales fueron destinadas esas materias primas.
•Establecer canales de comunicación tanto con la persona o entidad proveedora como con la clientela, de manera rápida, en caso de detectar algún alimento inseguro.
•Describir actividades de comprobación para detectar materias primas (por medio del control de almacenamiento) o productos inseguros (por medio del control de temperaturas).
•El procedimiento de comprobación debe contar con: qué, cómo y dónde se comprueba, frecuencia, persona encargada y cómo se registran los resultados.
Registro de alimentos con inconformidad que requirieron de trazabilidad:
ALMACENAMIENTO
Se controla cualquier área donde se almacenen alimentos:
•Refrigeración
•Congelación
•Alacenas o bodegas
Importante dar rotación a los productos, implementando el método PEPS, que significa:
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS
Pasos para programa de mantenimiento preventivo:
1. Enlistar las instalaciones, equipos y utensilios que pueden ser fuente de contaminación si el mantenimiento no es adecuado.
•Cámaras o equipos de refrigeración y congelación
•Equipos de tratamiento y mantenimiento térmico
•Equipos de medición y registro de temperaturas
•Medios de transporte
•Paredes, suelos y techos.
2. Especificar los intervalos óptimos para el funcionamiento de estos equipos o utensilios.
3. Indicar la persona responsable del mantenimiento de cada equipo y utensilio.
4. Describir las actividades de comprobación:
•Procedimientos: qué, cómo y dónde se comprueba, frecuencia y persona encargada.
•Acciones correctivas ante incidencias
•Registros de mantenimiento preventivo
SALUD DEL PERSONAL
Es importante contar con un procedimiento de salud del personal, el cual incluya:
•Objetivo
•Alcance
•Definiciones
•Descripción de actividades:
•Control de salud de las personas colaboradoras (exámenes a los cuales fueron sometidas y la periodicidad)
•Retiro de personas en caso de enfermedad
•Retorno de personal retirado por enfermedad
•Medidas ante lesión en manos
•Lavado y desinfección de manos (etapas, frecuencia, instrumentos y productos utilizados)
•Prácticas de higiene
•Conducta personal
•Capacitación
Ejemplo de control de salud de personal
Esos documentos deben ser accesibles a las personas manipuladoras, y estar disponibles para la autoridad sanitaria, cuando esta lo requiera.
•La persona responsable por las actividades de manipulación de los alimentos debe ser el propietario o el corresponsable sanitario designado, quienes deberán estar debidamente capacitados(as), sin perjuicio de los casos donde hay previsión legal para responsabilidad técnica.
•La persona responsable por las actividades de manipulación de los alimentos debe ser comprobadamente sometida a curso de capacitación, abordando, como mínimo, los siguientes temas: - Contaminantes en alimentos
- Enfermedades transmitidas por alimentos
- Manipulación higiénica de los alimentos
- Buenas Prácticas
- Contaminantes en alimentos
- Enfermedades transmitidas por alimentos
- Manipulación higiénica de los alimentos
- Buenas Prácticas
